Overzicht van statussen
Elke afspraak heeft een status die laat zien waar hij staat. Er zijn er zeven.
Wacht op betaling
De klant boekt een dienst waarvoor online betalen verplicht is, maar heeft nog niet betaald. Na een geslaagde betaling gaat de afspraak naar Bevestigd, of naar In afwachting als je online boekingen zelf goedkeurt. Is er na 30 minuten nog niet betaald, dan komt de tijd vanzelf weer vrij.
Deze afspraken vind je onder Afspraken > Wacht op betaling. Heeft de klant op een andere manier betaald, kies dan Markeer als betaald. Meer hierover in betalingen tijdens het boeken.
Niet geverifieerd
Je hebt e-mailverificatie aangezet en de klant heeft nog niet op de link in de mail geklikt. Doet hij dat, dan gaat de afspraak naar Bevestigd of In afwachting. Klikt hij niet binnen de verloopduur die je hebt ingesteld, dan komt de tijd weer vrij. Dit stel je in bij Beheer > Online boeken, lees online boeken instellen.
In afwachting
De afspraak wacht op jouw bevestiging. Dat gebeurt als:
- je online boekingen niet automatisch bevestigt
- je een geannuleerde afspraak of een no-show hebt hersteld
- een klant een bevestigde afspraak zelf heeft verzet en je hebt ingesteld dat je die opnieuw bevestigt
Kies Bevestigen om de afspraak vast te zetten.
Bevestigd
De afspraak staat vast en de klant heeft een bevestiging gekregen. Jij kunt hem nog aanpassen of annuleren. De klant kan dat zelf alleen als je Zelf annuleren of Zelf verzetten hebt aangezet, zie hoe klanten zelf kunnen verzetten of annuleren.
Voltooid
De afspraak is geweest. Je rondt hem af met Afronden in het afspraakvenster, of op Afspraken > Vraagt aandacht onder Niet afgerond. Reken je de bon af, dan is de afspraak ook afgerond.
Wil je dat niet zelf doen, zet dan Automatisch afronden aan bij Beheer > Algemeen. Stippa rondt een afspraak dan 2, 4, 12, 24 of 48 uur na afloop af, behalve als er nog een open bon bij staat. Een voltooide afspraak kun je niet meer annuleren of als no-show markeren.
Geannuleerd
De afspraak is geannuleerd, door jou of door de klant. Hij blijft zichtbaar in het overzicht, maar de tijd is weer vrij voor een nieuwe boeking.
Niet verschenen
De klant is niet komen opdagen. Je zet een bevestigde afspraak zelf op deze status met Markeer als no-show. De tijd telt niet meer als bezet, en no-shows worden apart bijgehouden in de statistieken.
Een status wijzigen
Klik op een afspraak. Onderin staat de stap waar de afspraak op wacht: Bevestigen, Afronden, Markeer als betaald of Herstellen. De rest staat onder Meer opties, zoals Markeer als no-show en Annuleren. Op de afspraakpagina zelf staan ze onder het knopje rechtsboven, naast de knop voor de volgende stap.
Bij annuleren en bij een no-show kun je een reden kiezen. Dat is optioneel, en de redenen zie je terug in de statistieken.
Met Herstellen haal je een geannuleerde afspraak of een no-show terug. Hij komt dan op In afwachting te staan, zodat je hem opnieuw bevestigt.