Wat is een gastlink?
Elke klant die een afspraak boekt, krijgt een eigen link in de bevestigingsmail. Daarmee bekijkt de klant de afspraak, en verzet of annuleert hij die zonder in te loggen. Wat de klant via de link mag, bepaal jij.
Wat kan een klant via de gastlink doen?
- De afspraakdetails inzien
- De afspraak verzetten naar een andere vrije tijd, als Zelf verzetten aanstaat
- De afspraak annuleren, als Zelf annuleren aanstaat
Heeft een klant online betaald, dan kan hij niet zelf annuleren. Hij krijgt de vraag contact met je op te nemen, zodat jij een terugbetaling regelt.
Tot wanneer kan een klant zelf verzetten of annuleren?
Dat stel je in bij Beheer > Online boeken, op het tabblad Zelf regelen, in de kaart Annuleren en verzetten. Elk heeft een eigen aantal uur:
- Zelf annuleren kan tot ... uur voor de afspraak
- Zelf verzetten kan tot ... uur voor de afspraak
Voorbeeld: annuleren tot 24 uur, verzetten tot 4 uur. Tien uur voor de afspraak kan een klant dan nog een andere tijd kiezen, maar niet meer annuleren. Twee uur ervoor kan geen van beide meer. Laat je een veld leeg, dan is er geen grens. Het kleinste aantal is 1 uur.
Stel je zelf een andere tijd voor, dan kan de klant die altijd kiezen, ook als de termijn voor verzetten al voorbij is.
Op de gastlink ziet de klant bij elke afspraak tot wanneer dat nog kan. Is het te laat, dan staan je telefoonnummer en e-mailadres erbij. De link staat ook in de herinnering en in de mail over een verzette afspraak.
Kan een klant de eigen gegevens aanpassen?
Ja, als het onderdeel Eigen gegevens van Zelfservice voor klanten aanstaat. Op de gastlink staat dan Mijn gegevens. Daar past de klant naam en telefoonnummer aan, en vult de velden in die jij openzet. Een e-mailadres past alleen jij aan, zodat niemand met een doorgestuurde mail de afspraken van een ander overneemt.
Wat een klant mag, stel je in bij Beheer > Online boeken, op het tabblad Zelf regelen, in de kaart Eigen gegevens. Per veld kies je bij Klantgegevens of de klant het niet ziet, alleen ziet, of zelf aanpast. Gezondheidsgegevens komen nooit op de klantpagina. Eigen velden voor klanten horen bij het Groei-abonnement en hoger; naam en telefoonnummer kunnen op elk abonnement.
Past een klant iets aan, dan krijg je een melding in de app en staat de wijziging in de geschiedenis van de klant als Door klant gewijzigd. Een nieuw telefoonnummer zet WhatsApp-berichten uit tot de klant opnieuw toestemming geeft. Wil je één klant niets meer laten aanpassen, zet dan op de klantkaart Mag eigen gegevens aanpassen uit. Bonnen en mails die al verstuurd zijn, houden de oude naam: die laten zien wat er toen klopte.
Wat als de klant de mail kwijt is?
Op de pagina Je afspraken terugvinden vult de klant zijn e-mailadres in en krijgt hij een nieuwe link. Je kunt de afspraak ook zelf aanpassen in het dashboard.
Kan ik zelf verzetten of annuleren uitzetten?
Ja. Zelf annuleren en Zelf verzetten zijn onderdelen van de module Zelfservice voor klanten. Je zet ze apart aan of uit bij Beheer > Modules. Staat een onderdeel uit, dan toont de gastlink die knop niet meer. Bekijken blijft altijd mogelijk.