Waar vind ik het?
Ga naar Beheer > Online boeken. Je vindt het in de zijbalk onder Afspraken. De pagina heeft vier tabbladen, elk een vraag: Wanneer, Wie, Na het boeken en Zelf regelen.
Alles op de eerste drie tabbladen geldt voor online boeken. Vanuit het dashboard kun je altijd elk moment inplannen, ook als een klant dat online niet zou mogen. Wijzigingen op alle tabbladen bewaar je samen met Opslaan onderaan. Wissel je van tabblad, dan blijft wat je hebt aangepast staan.
Wanneer
Boekingsvenster
- Maximaal vooruit boeken: hoe ver vooruit klanten online kunnen boeken, van 2 weken tot 6 maanden, of Geen limiet.
- Minimale aanlooptijd: hoe lang van tevoren een online boeking minimaal moet binnenkomen, van 1 tot 48 uur, of Geen minimum. Met 2 uur boekt niemand om 13:45 nog een afspraak voor 14:00.
- Aanlooptijd telt: verschijnt zodra je een aanlooptijd kiest. Met Altijd telt elk uur mee. Met Niet 's nachts telt je nachtrust niet mee, zodat een boeking van 02:00 niet ongezien je eerste plek van de ochtend pakt. Het Voorbeeld laat zien wat dat doet.
Heeft een dienst een eigen boekingsvenster, dan staat die onder de kaart. Klik op de naam om hem aan te passen.
Tijdslot-intervallen
Hier zie je om de hoeveel minuten een nieuwe tijd begint. Met Per dienst aanpassen stel je het per dienst in. Daar wordt elke wijziging meteen bewaard. Hoe dat werkt, lees je in wat is het slotinterval?.
Aansluitend boeken
Stuurt online boekingen naar tijden direct naast bestaande afspraken, zodat je dag geen losse gaatjes krijgt. Met Aansluitende tijden voorstellen licht de widget die tijden uit en blijven de andere ook te kiezen. Met Alleen aansluitende tijden biedt hij alleen die aan. Bij Opvullen vanaf dagrand kies je hoe een lege dag vol raakt: Vanaf openingstijd, Tot sluitingstijd of Beide.
Buffertijd rond afspraken stel je in bij Beheer > Algemeen, omdat die ook geldt voor wat de agenda en de kassa voorstellen.
Wie
Wie mag online boeken?
- Iedereen: elke bezoeker kan online een afspraak maken.
- Alleen bestaande klanten: alleen e-mailadressen die al als klant bij je bekend zijn. Bij Van toepassing op kies je Alle diensten, Alleen geselecteerde diensten of Alle behalve geselecteerde.
- Alleen bestaande klanten in bepaalde periodes: de rest van het jaar boekt iedereen, maar in de periodes die je toevoegt alleen bestaande klanten. Handig voor een drukke december. Met Periode toevoegen geef je elke periode een begin- en einddatum, en als je wilt een naam.
Boekingsdrempel
- Geen drempel: de klant boekt direct, zonder extra stap.
- E-mailverificatie: de klant bevestigt eerst zijn e-mailadres via een link in een mail. Tot die tijd heeft de afspraak de status Niet geverifieerd. Bij Weergave vóór verificatie kies je of je hem dan al in je agenda ziet, en bij Verloopduur hoeveel uur de link geldig is, tussen 1 en 168 uur.
Maximum boekingen per e-mailadres bepaalt hoeveel lopende afspraken één e-mailadres tegelijk mag hebben. Geannuleerde en voltooide afspraken tellen niet mee. Laat je het veld leeg, dan is er geen limiet.
Klanten met no-shows blokkeren
Zet je dit aan, dan kies je bij Blokkeren vanaf na hoeveel no-shows een klant niet meer zelf online kan boeken. Aan de balie kun je hem altijd nog inboeken. Een vaste klant sla je over met Nooit blokkeren voor online boeken op zijn klantkaart.
Medewerkertoewijzing
Bepaalt wie een online boeking krijgt als de klant geen voorkeur heeft opgegeven. Bij Verdeling kies je Slim (aanbevolen), dat gaten in de agenda opvult en rekening houdt met hoe druk iedereen het heeft, of Om de beurt. Met Vaste medewerker onthouden krijgt de medewerker bij wie een klant eerder was lichte voorrang.
Online boekbaar
Hier zie je hoeveel medewerkers klanten online kunnen boeken. Dat zet je per medewerker aan of uit bij Medewerkers beheren. Wie niet online boekbaar is, blijft in je agenda staan en kun je zelf gewoon inboeken.
Na het boeken
- Automatisch bevestigen: staat dit aan, dan is een online boeking meteen bevestigd. Staat het uit, dan staat de afspraak In afwachting totdat jij hem bevestigt.
- Vraag om bevestiging: de herinneringsmail krijgt een knop waarmee de klant laat weten dat hij komt. Dit geldt ook voor afspraken die je zelf in het dashboard maakt.
Online betalen stel je hier niet in. Of een klant bij het boeken moet betalen, bepaal je per dienst. Lees daarvoor betalen tijdens het boeken.
Zelf regelen
Dit tabblad gaat over de links in de mails aan je klant. Ze gelden ook voor afspraken die je zelf in het dashboard maakt.
Annuleren en verzetten
Deze kaart zie je alleen als de module Zelfservice voor klanten aanstaat. Een veld verschijnt alleen als het onderdeel ervan aanstaat.
- Zelf annuleren kan tot ... uur voor de afspraak: daarna kan een klant niet meer zelf annuleren.
- Zelf verzetten kan tot ... uur voor de afspraak: daarna kan een klant niet meer zelf een andere tijd kiezen. Een tijd die jij voorstelt, kan altijd.
- Verzetten reset status naar 'in afwachting': verzet een klant een bevestigde afspraak, dan moet jij hem opnieuw bevestigen. Staat standaard uit.
- Beleidstekst: je annuleringsvoorwaarden. Klanten zien ze bij het boeken en in de bevestigingsmail.
Laat je een termijn leeg, dan is er geen grens. Heeft een klant online betaald, dan kan hij niet zelf annuleren. Hij krijgt de vraag contact met je op te nemen, zodat jij een terugbetaling regelt.
Eigen gegevens
Deze kaart zie je alleen als het onderdeel Eigen gegevens aanstaat. Je kiest of een klant via de gastlink de eigen naam en het telefoonnummer mag aanpassen, en of je een melding in de app krijgt als dat gebeurt. Het e-mailadres past alleen jij aan. Welke eigen velden een klant ziet of invult, kies je per veld bij Klantgegevens. Lees meer in hoe klanten zelf kunnen verzetten of annuleren.
Zie je een tabblad niet?
Wanneer, Wie en Na het boeken horen bij de module Boekingswidget, Zelf regelen bij Zelfservice voor klanten. Staat een module uit, dan zie je dat tabblad niet. Dat controleer je bij Beheer > Modules.