Où le trouver ?
Allez dans Administration > Réservation en ligne. Vous le trouvez dans la barre latérale sous Rendez-vous. La page a quatre onglets, chacun une question : Quand, Qui, Après la réservation et En autonomie.
Tout ce qui se trouve sur les trois premiers onglets s’applique à la réservation en ligne. Depuis le tableau de bord, vous pouvez toujours planifier n’importe quel moment, même si un client ne pourrait pas le réserver en ligne. Les modifications de tous les onglets s’enregistrent ensemble avec Enregistrer en bas. Si vous changez d’onglet, ce que vous avez modifié reste en place.
Quand
Fenêtre de réservation
- Réservation maximale à l’avance : combien de temps à l’avance vos clients peuvent réserver en ligne, de 2 semaines à 6 mois, ou Aucune limite.
- Délai minimum : combien de temps à l’avance une réservation en ligne doit au minimum être faite, de 1 à 48 heures, ou Aucun minimum. Avec 2 heures, personne ne réserve à 13:45 un rendez-vous pour 14:00.
- Le délai minimum court : apparaît dès que vous choisissez un délai minimum. Avec Toujours, chaque heure compte. Avec Sauf la nuit, vos heures de nuit ne comptent pas, pour qu’une réservation faite à 02:00 ne prenne pas votre premier créneau du matin sans que vous l’ayez vue. L’Exemple montre ce que cela change.
Si une prestation a sa propre fenêtre de réservation, elle apparaît sous la carte. Cliquez sur son nom pour la modifier.
Intervalles de créneaux
Ici, vous voyez toutes les combien de minutes un nouveau créneau commence. Avec Ajuster par service, vous le réglez prestation par prestation. Là, chaque modification est enregistrée aussitôt. Le fonctionnement est expliqué dans qu’est-ce que l’intervalle de créneaux ?.
Réservation enchaînée
Oriente les réservations en ligne vers des horaires juste à côté des rendez-vous existants, pour que votre journée n’ait pas de petits trous. Avec Préférer les créneaux enchaînés, le widget met ces horaires en avant et les autres restent disponibles. Avec Uniquement les créneaux enchaînés, il ne propose que ceux-là. Sous Remplir depuis le bord de la journée, vous choisissez comment une journée vide se remplit : À partir de l’heure d’ouverture, Jusqu’à l’heure de fermeture ou Les deux.
Le temps tampon autour des rendez-vous se règle dans Administration > Général, car il s’applique aussi à ce que proposent le planning et la caisse.
Qui
Qui peut réserver en ligne ?
- Tout le monde : tout visiteur peut prendre rendez-vous en ligne.
- Uniquement les clients existants : seulement les adresses e-mail que vous connaissez déjà comme clients. Sous S’applique à, vous choisissez Tous les services, Seulement les services sélectionnés ou Tous sauf les sélectionnés.
- Clients existants uniquement pendant certaines périodes : le reste de l’année, tout le monde réserve, mais pendant les périodes que vous ajoutez, seuls les clients existants le peuvent. Pratique pour un mois de décembre chargé. Avec Ajouter une période, vous donnez à chaque période une date de début et de fin, et un nom si vous le souhaitez.
Condition de réservation
- Aucune condition : le client réserve directement, sans étape supplémentaire.
- Vérification de l’e-mail : le client confirme d’abord son adresse e-mail via un lien reçu par e-mail. D’ici là, le rendez-vous a le statut Non vérifié. Sous Affichage avant vérification, vous choisissez si vous le voyez déjà dans votre planning, et sous Durée d’expiration, combien d’heures le lien reste valable, entre 1 et 168.
Nombre maximum de réservations par e-mail fixe combien de rendez-vous en cours une même adresse e-mail peut avoir en même temps. Les rendez-vous annulés et terminés ne comptent pas. Laissez le champ vide pour ne fixer aucune limite.
Bloquer les clients absents
Activez-le et choisissez sous Bloquer à partir de après combien d’absences non signalées un client ne peut plus réserver lui-même en ligne. Au comptoir, vous pouvez toujours l’inscrire. Pour exempter un habitué, activez Ne jamais bloquer la réservation en ligne sur sa fiche client.
Attribution de l’employé
Décide qui reçoit une réservation en ligne quand le client n’a choisi personne. Sous Répartition, vous choisissez Intelligent (recommandé), qui comble les trous du planning et tient compte de la charge de chacun, ou Chacun son tour. Avec Mémoriser l’employé habituel, l’employé chez qui un client est déjà venu obtient une légère priorité.
Réservable en ligne
Ici, vous voyez combien de membres de l’équipe les clients peuvent réserver en ligne. Vous l’activez ou le désactivez pour chaque personne via Gérer l’équipe. Un membre de l’équipe non réservable en ligne reste dans votre planning, et vous pouvez toujours lui attribuer des rendez-vous vous-même.
Après la réservation
- Confirmer automatiquement les réservations : activé, une réservation en ligne est confirmée tout de suite. Désactivé, le rendez-vous reste En attente jusqu’à ce que vous le confirmiez.
- Demander une confirmation de présence : l’e-mail de rappel contient un bouton avec lequel le client indique qu’il viendra. Cela vaut aussi pour les rendez-vous que vous créez vous-même dans le tableau de bord.
Le paiement en ligne ne se règle pas ici. Le fait qu’un client doive payer en réservant se décide par prestation. Lisez pour cela les paiements au moment de la réservation.
En autonomie
Cet onglet concerne les liens des e-mails envoyés à votre client. Ils valent aussi pour les rendez-vous que vous créez vous-même dans le tableau de bord.
Annuler et reporter
Vous ne voyez cette carte que si le module Libre-service pour les clients est activé. Un champ n’apparaît que si sa partie est activée.
- Annulation par le client possible jusqu’à ... heures avant le rendez-vous : passé ce délai, le client ne peut plus annuler lui-même.
- Report par le client possible jusqu’à ... heures avant le rendez-vous : passé ce délai, le client ne peut plus choisir lui-même un autre créneau. Un créneau que vous proposez reste toujours possible.
- La reprogrammation remet le statut sur « En attente » : quand un client déplace un rendez-vous confirmé, vous devez le confirmer à nouveau. Désactivé par défaut.
- Texte de politique : vos conditions d’annulation. Les clients les voient en réservant et dans l’e-mail de confirmation.
Si vous laissez un délai vide, il n’y a pas de limite. Un client qui a payé en ligne ne peut pas annuler lui-même. Il est invité à vous contacter, pour que vous organisiez un éventuel remboursement.
Coordonnées
Vous ne voyez cette carte que si la partie Coordonnées est activée. Vous choisissez si un client peut modifier son nom et son numéro de téléphone via le lien invité, et si vous recevez alors une notification dans l’application. Vous seul modifiez l’adresse e-mail. Les champs personnalisés qu’un client voit ou remplit se choisissent champ par champ dans Données client. Pour en savoir plus : comment les clients reportent ou annulent eux-mêmes.
Vous ne voyez pas un onglet ?
Quand, Qui et Après la réservation font partie du module Widget de réservation, En autonomie du module Libre-service pour les clients. Si un module est désactivé, vous ne voyez pas cet onglet. Vérifiez-le dans Administration > Modules.