Qu’est-ce qu’un lien invité ?
Chaque client qui réserve un rendez-vous reçoit son propre lien dans l’e-mail de confirmation. Avec ce lien, il consulte le rendez-vous et le reporte ou l’annule sans se connecter. C’est vous qui décidez de ce que le client peut faire via le lien.
Que peut faire un client avec le lien invité ?
- Consulter les détails du rendez-vous
- Déplacer le rendez-vous vers un autre créneau libre, si Reprogrammer soi-même est activé
- Annuler le rendez-vous, si Annuler soi-même est activé
Un client qui a payé en ligne ne peut pas annuler lui-même. Il est invité à vous contacter, pour que vous organisiez un éventuel remboursement.
Jusqu’à quand un client peut-il reporter ou annuler lui-même ?
Vous le réglez dans Administration > Réservation en ligne, dans l’onglet En autonomie, dans la carte Annuler et reporter. Chacun a son propre nombre d’heures :
- Annulation par le client possible jusqu’à ... heures avant le rendez-vous
- Report par le client possible jusqu’à ... heures avant le rendez-vous
Exemple : annulation jusqu’à 24 heures, report jusqu’à 4 heures. Dix heures avant le rendez-vous, un client peut encore choisir un autre créneau, mais ne peut plus annuler. Deux heures avant, plus rien n’est possible. Si vous laissez un champ vide, il n’y a pas de limite. Le plus petit nombre est 1 heure.
Si vous proposez vous-même un autre créneau, le client peut toujours le choisir, même si le délai pour reporter est passé.
Sur le lien invité, votre client voit pour chaque rendez-vous jusqu’à quand c’est encore possible. Une fois le délai passé, votre numéro de téléphone et votre adresse e-mail sont affichés. Le lien figure aussi dans le rappel et dans l’e-mail concernant un rendez-vous reporté.
Un client peut-il modifier ses coordonnées ?
Oui, quand la partie Coordonnées du module Libre-service pour les clients est activée. Le lien invité affiche alors Mes coordonnées. Le client y modifie son nom et son numéro de téléphone, et remplit les champs que vous lui ouvrez. Vous seul modifiez une adresse e-mail, pour que personne ne reprenne les rendez-vous d’un autre avec un e-mail transféré.
Vous réglez ce qu’un client peut modifier dans Administration > Réservation en ligne, dans l’onglet En autonomie, dans la carte Coordonnées. Pour chaque champ, vous choisissez dans Données client si le client ne le voit pas, le voit seulement, ou le modifie lui-même. Les données de santé n’apparaissent jamais sur la page du client. Les champs personnalisés pour les clients font partie de l’offre Groei et au-delà ; le nom et le numéro fonctionnent avec toutes les offres.
Quand un client modifie quelque chose, vous recevez une notification dans l’application et la modification apparaît dans l’historique du client comme Modifié par le client. Un nouveau numéro désactive les messages WhatsApp jusqu’à ce que le client donne à nouveau son accord. Pour empêcher un client de modifier quoi que ce soit, désactivez Peut modifier ses coordonnées sur sa fiche. Les reçus et e-mails déjà envoyés gardent l’ancien nom : ils montrent ce qui était vrai à ce moment-là.
Et si le client a perdu l’e-mail ?
Sur la page Retrouvez vos rendez-vous, le client saisit son adresse e-mail et reçoit un nouveau lien. Vous pouvez aussi modifier le rendez-vous vous-même dans le tableau de bord.
Puis-je désactiver le report ou l’annulation ?
Oui. Annuler soi-même et Reprogrammer soi-même font partie du module Libre-service pour les clients. Vous les activez ou désactivez séparément dans Administration > Modules. Quand une partie est désactivée, le lien invité n’affiche plus ce bouton. La consultation reste toujours possible.