Het probleem dat dit oplost
Veel mensen houden naast Stippa een eigen agenda bij: een tandartsbezoek, een leveranciersafspraak, een vrije middag. Stippa weet daar niets van, dus blijft die tijd online boekbaar. Het gevolg is een klant die precies dan boekt, en een afspraak die je moet gaan verzetten.
Met agendasynchronisatie leest Stippa de agenda van een medewerker mee. Staat er iets in, dan verdwijnt die tijd uit de beschikbare momenten in de boekingswidget.
Wat er wel en niet gedeeld wordt
Dit is het belangrijkste om te begrijpen voordat je koppelt:
- Stippa leest alleen of een tijdvak bezet is, niet wat je op dat moment doet. Titels, locaties, notities en genodigden komen niet mee.
- Je Stippa-afspraken kunnen andersom wel in je eigen agenda verschijnen, zodat je alles op een plek ziet.
- De koppeling is per medewerker, niet per zaak. Iedereen koppelt zijn eigen agenda.
Zo koppel je een agenda
- Controleer eerst of de module aanstaat. Ga naar Beheer en dan Modules en kijk bij Agendasynchronisatie. Staat er een pakketlabel bij, dan zit de functie in een hoger pakket.
- Ga naar de medewerker en open het tabblad voor agendakoppelingen.
- Klik op verbinden en meld je aan bij je agenda-account.
- Geef toestemming voor toegang tot je agenda.
Na het koppelen haalt Stippa de bestaande afspraken op. Bij een volle agenda kan de eerste keer een paar minuten duren.
Hoeveel agenda's per medewerker?
Dat hangt van je pakket af. In de lichtere pakketten koppel je een agenda per medewerker, in de zwaardere meerdere. Dat is handig als iemand een werkagenda en een privé-agenda apart houdt en beide de beschikbaarheid moeten blokkeren.
Het aantal dat voor jou geldt, staat bij je abonnement onder Beheer en dan Abonnement.
Wanneer wordt het bijgewerkt?
De synchronisatie loopt periodiek en niet op de seconde. Zet je nu iets in je agenda, dan kan het een paar minuten duren voordat die tijd uit de boekingswidget verdwijnt.
Voor een blokkade waarvan je zeker wil zijn, bijvoorbeeld een vrije dag die je al weet, gebruik je beter een uitzondering op het rooster. Die werkt direct. Zie Uitzonderingen op je rooster.
Veelvoorkomende situaties
Er zijn plotseling veel minder tijden beschikbaar
Waarschijnlijk staan er terugkerende afspraken in de gekoppelde agenda die de hele dag of week vullen, bijvoorbeeld een dagvullend "thuiswerk"-item. Dagvullende afspraken blokkeren de hele dag. Zet ze op een tijdvak of haal ze uit de gekoppelde agenda.
De koppeling is verlopen
Verandert je wachtwoord of trek je de toestemming in bij je agendaprovider, dan stopt de synchronisatie. Je ziet dat terug bij de medewerker. Verbind opnieuw om het te herstellen.
Ik zie mijn Stippa-afspraken niet in mijn eigen agenda
Dat is een aparte richting. Controleer of de optie om afspraken naar je agenda te schrijven aanstaat, en niet alleen de leesrichting.
Koppelen zonder account
Wil je je Stippa-agenda alleen bekijken in een programma dat je al gebruikt, zonder een account te koppelen, dan kan een agenda-abonnementslink genoeg zijn. Die is alleen-lezen en blokkeert dus geen beschikbaarheid: het is een weergave, geen synchronisatie.