Het probleem dat dit oplost
Veel mensen houden naast Stippa een eigen agenda bij: een tandartsbezoek, een leveranciersafspraak, een vrije middag. Stippa weet daar niets van, dus blijft die tijd online boekbaar. Het gevolg is een klant die precies dan boekt, en een afspraak die je moet gaan verzetten.
Met agendasynchronisatie leest Stippa de agenda van een medewerker mee. Staat er iets in, dan verdwijnt die tijd uit de beschikbare momenten in de boekingswidget.
Wat er wel en niet gedeeld wordt
Dit is het belangrijkste om te begrijpen voordat je koppelt:
- Stippa leest standaard alleen of een tijdvak bezet is, niet wat je op dat moment doet. In de planning staat zo'n blok als Uit agenda. Locaties, notities en genodigden komen nooit mee.
- Wil je wel zien wat er staat, zet dan bij de koppeling Titels van afspraken overnemen aan. Dan staat er bijvoorbeeld "Tandarts" in de planning. Iedereen in je team kan de planning zien. Zet je het weer uit, dan wist Stippa de titels.
- Stippa schrijft niets in je eigen agenda. Wil je je Stippa-afspraken daar zien, gebruik dan de agenda-link (zie onderaan).
- De koppeling is per medewerker, niet per zaak. Iedereen koppelt zijn eigen agenda.
Zo koppel je een agenda
- Controleer eerst of de module aanstaat. Ga naar Beheer > Modules en kijk bij Agendasynchronisatie. Staat er een pakketlabel bij, dan zit de functie in een hoger pakket.
- Ga naar Medewerkers, open de medewerker en kies het tabblad Agenda-synchronisatie.
- Kies Google Agenda koppelen, meld je aan bij je Google-account en geef toegang. Gebruik je Apple Agenda of Outlook, kies dan iCal-feed toevoegen en plak de iCal-URL die je agenda-app je geeft.
Na het koppelen haalt Stippa de bestaande afspraken op. Stippa kijkt 180 dagen vooruit. Wat verder weg ligt, komt vanzelf mee zodra het binnen die periode valt.
Afspraken die in je agenda als vrij staan, en afspraken die zijn geannuleerd, blokkeren niets.
Hoeveel agenda's per medewerker?
Agendasynchronisatie zit in Starter en hoger. Op Starter en Groei koppel je één agenda per medewerker, op Pro drie en op Zakelijk zoveel als je wilt. Meerdere agenda's zijn handig als iemand een werkagenda en een privé-agenda apart houdt en beide de beschikbaarheid moeten blokkeren.
Het aantal dat voor jou geldt, zie je boven je koppelingen, bijvoorbeeld "1 van 3 gekoppeld".
Wanneer wordt het bijgewerkt?
Een Google Agenda laat Stippa meestal binnen enkele minuten weten dat er iets is veranderd. Een iCal-feed haalt Stippa elk uur op, dus daar kan een wijziging tot een uur duren. Wil je bij een iCal-feed niet wachten, klik dan bij de koppeling op Vernieuwen.
Voor een blokkade waarvan je zeker wil zijn, bijvoorbeeld een vrije dag die je al weet, gebruik je beter een uitzondering op het rooster. Die werkt direct. Zie Uitzonderingen op je rooster.
Veelvoorkomende situaties
Er zijn plotseling veel minder tijden beschikbaar
Waarschijnlijk staan er terugkerende afspraken in de gekoppelde agenda die de hele dag of week vullen, bijvoorbeeld een dagvullend "thuiswerk"-item. Dagvullende afspraken blokkeren de hele dag. Zet ze op een tijdvak, markeer ze als vrij of haal ze uit de gekoppelde agenda.
De koppeling is verlopen
Verandert je wachtwoord of trek je de toestemming in bij je agendaprovider, dan stopt de synchronisatie. Bij de koppeling staat dan Herverbinding vereist. Kies Ontkoppelen en koppel de agenda daarna opnieuw met Google Agenda koppelen.
Ik zie mijn Stippa-afspraken niet in mijn eigen agenda
Een koppeling werkt maar één kant op: van je agenda naar Stippa. Andersom gaat via de agenda-link hieronder.
Afspraken in je eigen agenda
Op hetzelfde tabblad staat Afspraken in je eigen agenda. Abonneer je met die Agenda-link in Apple Agenda, Google Agenda of Outlook, dan staan de afspraken van de medewerker daar vanzelf in. Hiervoor hoef je geen account te koppelen.
De link werkt één kant op: wat je in je eigen agenda toevoegt, komt niet in Stippa en blokkeert dus geen tijd. Je agenda-app haalt wijzigingen zelf op, dat kan even duren. Is de link in verkeerde handen gekomen, maak dan met Nieuwe link maken een nieuwe. De oude werkt daarna niet meer.