Waarom per medewerker instellen?
Niet iedereen in je team werkt dezelfde uren. Geef je een medewerker een eigen rooster, dan zien klanten bij die medewerker alleen de tijden waarop die persoon er echt is.
Stap 1: Kies de medewerker
Ga in het zijmenu naar Beschikbaarheid, onder Agenda. Links staat een lijst met bovenaan Bedrijf en daaronder, bij Medewerkers, je team. Klik op de medewerker. Op een telefoon kies je de medewerker in de keuzelijst bovenaan.
Je kunt ook bij Medewerkers een medewerker openen en op Werktijden klikken. Je komt dan op Beschikbaarheid uit met die medewerker al gekozen.
Stap 2: Zet Aangepaste werktijden aan
Een nieuwe medewerker volgt het rooster van het bedrijf. Onder de schakelaar Aangepaste werktijden staat dan Volgt het bedrijfsrooster. Die medewerker werkt op dezelfde dagen en tijden als het bedrijf open is, met dezelfde pauzes.
Zet Aangepaste werktijden aan om de medewerker een eigen rooster te geven. Het weekrooster verschijnt eronder.
Stap 3: Stel de werktijden in
- Zet met de schakelaar naast een dag aan of de medewerker die dag werkt. Een dag die uit staat, is voor die medewerker dicht, ook als het bedrijf open is.
- Sleep de balken om de tijden aan te passen, of open met het pijltje naast de dag de exacte tijden.
- Met Tijdvenster toevoegen geef je een dag meer dan een blok, bijvoorbeeld een ochtend en een avond.
- Met Pauze toevoegen zet je een vaste pauze in het rooster, zoals een lunch. Die tijd is elke week niet boekbaar.
Klik op Opslaan. Geldt het huidige rooster al van voor vandaag, dan vraagt Stippa of de wijziging vanaf vandaag mag gelden. Kies Vanaf vandaag opslaan: eerdere datums houden het oude rooster.
Bestaande afspraken blijven staan. Vallen er afspraken buiten het nieuwe rooster, dan krijg je daar een melding van, zodat je ze zelf kunt verzetten.
Een rooster vooruit plannen
Werkt iemand vanaf een bepaalde datum andere uren, bijvoorbeeld in de zomer, plan dan een nieuw rooster in:
- Klik op Nieuw rooster inplannen.
- Kies een Ingangsdatum in de toekomst en geef het rooster eventueel een Naam.
- Is het tijdelijk, zet dan Tijdelijk rooster aan en vul Tot en met in. Na die datum geldt automatisch weer het vorige rooster.
- Klik op Rooster inplannen.
Het nieuwe rooster begint als kopie van het huidige. Pas het daarna aan en sla op.
Vrije dagen en uitzonderingen
Onder het rooster staat Uitzonderingen. Met de medewerker gekozen sleep je in die kalender over de dag en de tijden. In het venster Uitzondering toevoegen kies je Niet beschikbaar voor een vrije dag of een paar uur weg, of Beschikbaar voor een extra werkdag. Met Tot datum en Hele dag leg je een hele vakantie in een keer vast. Zie Eenmalige sluitingen en uitzonderingen toevoegen.
Gebruik je de app Medewerkers, dan staat een afwezigheid die daar is vastgelegd hier ook, met Beheerd via Medewerkers. Die pas je aan bij de afwezigheid zelf, niet op Beschikbaarheid.
Een uitzondering die je toevoegt met Bedrijf gekozen, geldt voor iedereen. Is het bedrijf op een dag dicht, dan is ook elke medewerker die dag niet boekbaar. Een extra openingstijd op bedrijfsniveau laat medewerkers niet extra werken. Wil je dat iemand op een extra dag werkt, voeg de uitzondering dan bij die medewerker toe.
Hoe werkt dit samen met het bedrijfsrooster?
- Aangepaste werktijden uit: de medewerker werkt volgens het bedrijfsrooster, inclusief de pauzes.
- Aangepaste werktijden aan: alleen het eigen rooster telt. Heeft de medewerker op een dag geen eigen pauze, dan geldt de pauze uit het bedrijfsrooster.
- In beide gevallen tellen de eigen uitzonderingen van de medewerker en de uitzonderingen van het bedrijf.
Staat een medewerker niet online?
Klanten zien een medewerker alleen als Online boekbaar aan staat. Die schakelaar vind je bij de medewerker onder Medewerkers. Staat hij uit, dan kun je die medewerker nog wel zelf inboeken vanuit het dashboard.