Hoe de wachtlijst werkt
Klanten die geen geschikte tijd vinden, melden zich aan voor de wachtlijst. Ze geven daarbij aan voor welke periode en welk moment van de dag ze kunnen. Zodra er een passende plek vrijkomt, benadert Stippa de klanten op de wachtlijst.
De wachtlijst hoort bij het Groei-plan en hoger. Je zet hem aan met de module Wachtlijst bij Beheer > Modules, en stelt hem in bij Beheer > Wachtlijst.
Wil je liever zelf bepalen wie je benadert? Zet dan Automatisch toewijzen uit. Je krijgt dan een melding als er een plek vrijkomt en kiest zelf welke klant een aanbod krijgt.
Wanneer wordt er een plek aangeboden?
Een plek komt vrij als een afspraak wordt geannuleerd, of als een afspraak naar een ander moment wordt verzet. Een no-show biedt Stippa niet aan. Bij een vrijgekomen plek zoekt Stippa klanten van wie de voorkeuren bij die plek passen: de juiste dienst, eventueel de gekozen medewerker, en een dag en tijdstip dat de klant heeft opgegeven.
Annuleer je zelf en staan er passende klanten op de wachtlijst, dan kies je meteen wat er met de plek gebeurt: Automatisch verdelen, Zelf kiezen of Slot sluiten. Met Slot sluiten gaat er geen aanbod uit en is de tijd gewoon weer online te boeken.
Plekken die minder dan 2 uur van tevoren vrijkomen, worden niet meer aangeboden. Er is dan te weinig tijd om een klant te benaderen en op een reactie te wachten.
Het claimvenster
Een klant die benaderd wordt, krijgt een link om de plek te claimen. Die link is beperkt geldig: dat noemen we het claimvenster. Hoe verder de plek in de toekomst ligt, hoe meer tijd de klant krijgt om te reageren:
- Binnen 4 uur: 20 minuten
- Binnen 24 uur: 1 uur
- Binnen 2 dagen: 4 uur
- Binnen een week: 8 uur
- Verder weg: maximaal 12 uur
Het claimvenster stopt altijd uiterlijk 2 uur voor de afspraak, ook als het venster eigenlijk langer zou zijn.
Zolang het claimvenster loopt, houdt Stippa de plek vast. Online kan niemand anders hem boeken, zodat de klant die het aanbod kreeg niet voor een dichte deur staat.
Eén voor één of allemaal tegelijk
Afhankelijk van hoe snel de plek plaatsvindt, benadert Stippa de wachtlijst op twee manieren:
- Eén voor één (plek meer dan 4 uur weg): alleen de eerstvolgende klant op de wachtlijst wordt benaderd. Reageert die niet binnen het claimvenster, dan gaat het aanbod automatisch naar de volgende klant in de rij.
- Allemaal tegelijk (plek minder dan 4 uur weg): alle passende klanten worden gelijktijdig benaderd. Wie als eerste claimt, krijgt de plek. Zo worden last-minute plekken zo snel mogelijk gevuld.
Automatisch boeken
Staat Automatisch inplannen toestaan aan, dan kunnen klanten bij het aanmelden kiezen dat ze automatisch ingepland worden. Dan is er geen claimlink nodig: zodra er een passende plek vrijkomt, wordt de afspraak direct gemaakt en krijgt de klant een bevestiging. Zet je het uit, dan bevestigen ook die klanten de plek zelf via de link. Automatisch boeken is niet beschikbaar voor diensten waarvoor vooraf betaald moet worden.
Wat als niemand de plek claimt?
Loopt het claimvenster af zonder dat iemand claimt, en is er niemand meer aan de beurt, dan is de plek weer gewoon online te boeken. Wil je daar bericht van, zet dan Mail mij bij een onbezette plek aan.
Loopt de zoekperiode van een klant af zonder dat er een plek is vrijgekomen, dan kan de klant daar automatisch een bericht over krijgen. Dit regel je met Afsluitbericht.
Andere instellingen
Bij Beheer > Wachtlijst stel je ook in:
- Directe aanmelding via boekingswidget: klanten zien een aanmeldlink voor de wachtlijst als er geen vrije tijden meer zijn.
- Aanmelden blokkeren bij beschikbaarheid: of klanten zich ook kunnen aanmelden als er nog wel plek is. Je kiest Altijd toestaan, Alleen bij specifiek tijdstip blokkeren of Altijd blokkeren.
- Telefoonnummer verplicht: klanten moeten een telefoonnummer invullen bij het aanmelden.