Le problème que cela résout
Beaucoup de gens tiennent un agenda à eux à côté de Stippa : un rendez-vous chez le dentiste, une visite de fournisseur, un après-midi libre. Stippa n’en sait rien, ce temps reste donc réservable en ligne. Résultat : un client réserve précisément à ce moment, et vous voilà à déplacer un rendez-vous.
Avec la synchronisation de calendrier, Stippa lit le calendrier d’un membre du personnel. S’il y a quelque chose, ce temps disparaît des moments libres dans le widget de réservation.
Ce qui est partagé et ce qui ne l’est pas
C’est le plus important à comprendre avant de relier quoi que ce soit :
- Stippa lit seulement si une plage est occupée, pas ce que vous y faites. Les titres, les lieux, les notes et les invités ne suivent pas.
- Vos rendez-vous Stippa peuvent en revanche bien apparaître dans votre propre agenda, pour que vous voyiez tout au même endroit.
- La liaison se fait par membre du personnel, pas par salon. Chacun relie son propre calendrier.
Relier un calendrier
- Vérifiez d’abord que le module est actif. Allez dans Administration, puis Modules, et regardez du côté de Calendar sync. S’il porte une mention d’offre, la fonction est dans une offre supérieure.
- Rejoignez le membre du personnel et ouvrez l’onglet des liaisons de calendrier.
- Cliquez pour vous connecter et identifiez-vous sur votre compte de calendrier.
- Donnez l’autorisation d’accéder à votre calendrier.
Après la liaison, Stippa récupère les rendez-vous existants. Sur un agenda chargé, la première fois peut prendre quelques minutes.
Combien de calendriers par membre du personnel ?
Cela dépend de votre offre. Dans les offres les plus légères, vous reliez un calendrier par personne ; dans les plus complètes, plusieurs. Pratique quand quelqu’un tient un agenda professionnel et un agenda privé séparés et que les deux doivent bloquer sa disponibilité.
Le nombre qui vaut pour vous est indiqué avec votre abonnement, dans Administration, puis Abonnement.
Quand est-ce mis à jour ?
La synchronisation tourne régulièrement, pas à la seconde. Si vous notez quelque chose dans votre agenda maintenant, ce temps peut mettre quelques minutes à disparaître du widget de réservation.
Pour un blocage dont vous voulez être sûr, un jour de congé que vous connaissez déjà par exemple, prenez plutôt une exception au planning. Elle prend effet tout de suite. Voyez Les exceptions à votre planning.
Les situations les plus fréquentes
Il y a soudain beaucoup moins de créneaux libres
Il y a probablement dans le calendrier relié des rendez-vous récurrents qui remplissent la journée ou la semaine, une entrée « télétravail » sur la journée entière par exemple. Les rendez-vous sur la journée entière bloquent toute la journée. Donnez-leur une plage horaire ou sortez-les du calendrier relié.
La liaison a expiré
Si vous changez de mot de passe ou retirez l’autorisation chez votre fournisseur de calendrier, la synchronisation s’arrête. Vous le voyez sur la fiche du membre du personnel. Reconnectez-vous pour la rétablir.
Je ne vois pas mes rendez-vous Stippa dans mon propre agenda
C’est l’autre sens. Vérifiez que l’option d’écrire les rendez-vous dans votre agenda est bien activée, et pas seulement le sens de la lecture.
Relier sans compte
Si vous voulez seulement consulter votre agenda Stippa dans un programme que vous utilisez déjà, sans relier de compte, un lien d’abonnement au calendrier peut suffire. Il est en lecture seule et ne bloque donc aucune disponibilité : c’est un affichage, pas une synchronisation.