Le problème que cela résout
Beaucoup de gens tiennent un agenda personnel à côté de Stippa : un rendez-vous chez le dentiste, un rendez-vous avec un fournisseur, un après-midi de libre. Stippa n’en sait rien, et ce créneau reste donc réservable en ligne. Résultat : un client réserve justement à ce moment-là, et vous devez déplacer un rendez-vous.
Avec la synchronisation de calendrier, Stippa lit l’agenda d’un membre du personnel. Dès qu’il y a quelque chose dedans, ce créneau disparaît des horaires disponibles dans le widget de réservation.
Ce qui est partagé et ce qui ne l’est pas
C’est le point le plus important à comprendre avant de relier un agenda :
- Par défaut, Stippa lit uniquement si un créneau est occupé, pas ce que vous faites à ce moment-là. Dans le planning, un tel bloc apparaît comme Depuis l’agenda. Les lieux, les notes et les invités ne sont jamais repris.
- Si vous voulez voir ce qui est prévu, activez Reprendre les titres des rendez-vous sur la connexion. Le planning affiche alors par exemple « Dentiste ». Toute votre équipe peut voir le planning. Si vous désactivez ce réglage, Stippa efface les titres.
- Stippa n’écrit rien dans votre propre agenda. Pour y voir vos rendez-vous Stippa, utilisez le lien de l’agenda (voir plus bas).
- La connexion se fait par membre du personnel, pas par établissement. Chacun relie son propre agenda.
Relier un agenda
- Vérifiez d’abord que le module est activé. Allez dans Administration > Modules et regardez Synchronisation du calendrier. S’il porte une étiquette d’offre, la fonction fait partie d’une offre supérieure.
- Allez dans Personnel, ouvrez le membre du personnel et choisissez l’onglet Synchronisation d’agenda.
- Choisissez Connecter Google Agenda, connectez-vous à votre compte Google et donnez l’accès. Si vous utilisez Apple Calendrier ou Outlook, choisissez Ajouter un flux iCal et collez l’URL iCal que vous donne votre application d’agenda.
Une fois l’agenda relié, Stippa récupère les rendez-vous existants. Stippa regarde 180 jours à l’avance. Ce qui est plus lointain est repris automatiquement dès que cela entre dans cette période.
Les rendez-vous marqués comme disponibles dans votre agenda, et les rendez-vous annulés, ne bloquent rien.
Combien d’agendas par membre du personnel ?
La synchronisation de calendrier est incluse à partir de Starter. Sur Starter et Groei, vous reliez un agenda par membre du personnel, sur Pro trois et sur Zakelijk autant que vous voulez. Plusieurs agendas sont pratiques quand quelqu’un tient séparément un agenda professionnel et un agenda privé, et que les deux doivent bloquer la disponibilité.
Le nombre qui s’applique à vous s’affiche au-dessus de vos connexions, par exemple « 1 sur 3 connectés ».
Quand la mise à jour a-t-elle lieu ?
Google Agenda signale généralement à Stippa en quelques minutes qu’un changement a eu lieu. Stippa récupère un flux iCal toutes les heures : un changement peut donc y prendre jusqu’à une heure. Si vous ne voulez pas attendre avec un flux iCal, cliquez sur Actualiser sur la connexion.
Pour un blocage dont vous voulez être sûr, par exemple un jour de congé que vous connaissez déjà, utilisez plutôt une exception au planning. Elle s’applique immédiatement. Voir Exceptions à votre planning.
Situations fréquentes
Il y a soudain beaucoup moins d’horaires disponibles
Il y a probablement des rendez-vous récurrents dans l’agenda relié qui remplissent toute la journée ou la semaine, par exemple un élément « télétravail » sur toute la journée. Les rendez-vous sur toute la journée bloquent la journée entière. Placez-les sur un créneau horaire, marquez-les comme disponibles ou retirez-les de l’agenda relié.
La connexion a expiré
Si votre mot de passe change ou si vous retirez l’autorisation chez votre fournisseur d’agenda, la synchronisation s’arrête. La connexion affiche alors Reconnexion requise. Choisissez Déconnecter, puis reliez de nouveau l’agenda avec Connecter Google Agenda.
Je ne vois pas mes rendez-vous Stippa dans mon propre agenda
Une connexion ne fonctionne que dans un sens : de votre agenda vers Stippa. L’inverse passe par le lien de l’agenda ci-dessous.
Les rendez-vous dans votre propre agenda
Le même onglet contient Les rendez-vous dans votre propre agenda. Abonnez-vous avec ce Lien de l’agenda dans Apple Calendrier, Google Agenda ou Outlook : les rendez-vous du membre du personnel y apparaissent alors automatiquement. Vous n’avez pas besoin de relier un compte pour cela.
Le lien fonctionne dans un seul sens : ce que vous ajoutez dans votre propre agenda n’arrive pas dans Stippa et ne bloque donc pas de temps. Votre application d’agenda récupère elle-même les changements, ce qui peut prendre un moment. Si le lien est tombé entre de mauvaises mains, créez-en un nouveau avec Créer un nouveau lien. L’ancien ne fonctionne plus ensuite.