Pourquoi régler la disponibilité par membre du personnel ?
Tout le monde dans votre équipe ne travaille pas aux mêmes heures. Si vous donnez à un membre du personnel son propre horaire, les clients ne voient chez lui que les heures où il est vraiment là.
Étape 1 : choisir le membre du personnel
Dans le menu latéral, allez dans Disponibilité, sous Calendrier. À gauche se trouve une liste avec Entreprise en haut et, en dessous, sous Personnel, votre équipe. Cliquez sur le membre du personnel. Sur un téléphone, vous le choisissez dans la liste déroulante en haut.
Vous pouvez aussi ouvrir un membre du personnel dans Personnel et cliquer sur Heures de travail. Vous arrivez alors sur Disponibilité avec ce membre du personnel déjà sélectionné.
Étape 2 : activer Horaires personnalisés
Un nouveau membre du personnel suit l’horaire de l’entreprise. Sous l’interrupteur Horaires personnalisés, vous lisez alors Suit les horaires de l’entreprise. Il travaille les mêmes jours et aux mêmes heures que l’ouverture de l’entreprise, avec les mêmes pauses.
Activez Horaires personnalisés pour lui donner son propre horaire. L’horaire hebdomadaire apparaît en dessous.
Étape 3 : régler les heures de travail
- Avec l’interrupteur à côté d’un jour, indiquez si le membre du personnel travaille ce jour-là. Un jour désactivé est fermé pour lui, même si l’entreprise est ouverte.
- Faites glisser les barres pour adapter les heures, ou ouvrez les heures exactes avec la flèche à côté du jour.
- Avec Ajouter une plage horaire, vous donnez à un jour plus d’un bloc, par exemple une matinée et une soirée.
- Avec Ajouter une pause, vous placez une pause fixe dans l’horaire, comme le déjeuner. Ce temps n’est réservable aucune semaine.
Cliquez sur Enregistrer. Si l’horaire actuel s’applique déjà à des dates passées, Stippa vous demande si le changement peut s’appliquer à partir d’aujourd’hui. Choisissez Enregistrer à partir d’aujourd’hui : les dates antérieures gardent l’ancien horaire.
Les rendez-vous existants sont conservés. Si des rendez-vous tombent en dehors du nouvel horaire, vous en êtes averti, pour pouvoir les déplacer vous-même.
Planifier un horaire à l’avance
Si quelqu’un travaille à d’autres heures à partir d’une certaine date, par exemple l’été, planifiez un nouvel horaire :
- Cliquez sur Planifier un nouveau planning.
- Choisissez une Date de début dans le futur et donnez éventuellement un Nom à l’horaire.
- S’il est temporaire, activez Planning temporaire et renseignez Jusqu’au. Après cette date, l’horaire précédent s’applique de nouveau automatiquement.
- Cliquez sur Planifier le planning.
Le nouvel horaire commence comme une copie de l’horaire actuel. Adaptez-le ensuite et enregistrez.
Jours de congé et exceptions
Sous l’horaire se trouve Exceptions. Avec le membre du personnel sélectionné, faites glisser dans ce calendrier sur le jour et les heures. Dans la fenêtre Ajouter une exception, choisissez Indisponible pour un jour de congé ou quelques heures d’absence, ou Disponible pour un jour de travail en plus. Avec Date de fin et Journée entière, vous enregistrez des vacances entières en une fois. Voir ajouter des fermetures ponctuelles et des exceptions.
Si vous utilisez l’application Personnel, une absence enregistrée là-bas figure aussi ici, avec Géré dans « Personnel ». Vous la modifiez dans l’absence elle-même, pas dans Disponibilité.
Une exception ajoutée avec Entreprise sélectionné vaut pour tout le monde. Si l’entreprise est fermée un jour, aucun membre du personnel n’est réservable ce jour-là. Une ouverture supplémentaire au niveau de l’entreprise ne fait pas travailler le personnel en plus. Si vous voulez que quelqu’un travaille un jour supplémentaire, ajoutez l’exception à ce membre du personnel.
Comment cela s’articule-t-il avec l’horaire de l’entreprise ?
- Horaires personnalisés désactivés : le membre du personnel travaille selon l’horaire de l’entreprise, pauses comprises.
- Horaires personnalisés activés : seul son propre horaire compte. S’il n’a pas de pause à lui un jour donné, la pause de l’horaire de l’entreprise s’applique.
- Dans les deux cas, les exceptions du membre du personnel et celles de l’entreprise comptent.
Un membre du personnel n’apparaît pas en ligne ?
Les clients ne voient un membre du personnel que si Réservable en ligne est activé. Cet interrupteur se trouve sur sa fiche, sous Personnel. S’il est désactivé, vous pouvez toujours lui attribuer des rendez-vous vous-même depuis le tableau de bord.