Comment fonctionne la liste d’attente
Les clients qui ne trouvent pas de créneau qui leur convient peuvent s’inscrire sur la liste d’attente. Ils indiquent alors pour quelle période et à quel moment de la journée ils sont disponibles. Dès qu’un créneau correspondant se libère, parce qu’un autre client a annulé par exemple, Stippa contacte automatiquement les clients de la liste.
Vous préférez décider vous-même qui contacter ? Désactivez alors Attribution automatique dans Paramètres > Liste d’attente. Vous recevez alors une notification quand un créneau se libère et choisissez vous-même à qui le proposer.
Quand un créneau est-il proposé ?
Un créneau se libère quand un rendez-vous est annulé ou marqué comme absence. À ce moment, Stippa cherche sur la liste d’attente les clients dont les préférences correspondent : la bonne prestation, le membre du personnel choisi le cas échéant, et un jour et une heure que le client a indiqués.
Les créneaux qui se libèrent moins de 2 heures à l’avance ne sont plus proposés. Il reste alors trop peu de temps pour joindre quelqu’un et attendre sa réponse.
La fenêtre pour répondre
Le client contacté reçoit un lien pour prendre le créneau. Ce lien n’est valable qu’un temps, que nous appelons la fenêtre. Plus le créneau est loin, plus le client a de temps pour répondre :
- Dans les 4 heures : 20 minutes
- Dans les 24 heures : 1 heure
- Dans les 2 jours : 4 heures
- Dans la semaine : 8 heures
- Au-delà : 12 heures au maximum
La fenêtre se ferme toujours au plus tard 2 heures avant le rendez-vous, même quand elle devrait durer plus longtemps.
Un par un ou tout le monde en même temps
C’est la proximité du créneau qui décide comment Stippa parcourt la liste :
- Un par un, créneau à plus de 4 heures : seul le client suivant sur la liste est contacté. S’il ne répond pas dans la fenêtre, l’offre passe automatiquement au suivant.
- Tout le monde en même temps, créneau à moins de 4 heures : tous les clients correspondants sont contactés en même temps. Le premier qui prend le créneau l’obtient. C’est ainsi qu’un créneau de dernière minute se remplit le plus vite possible.
La réservation automatique
À l’inscription, vos clients peuvent indiquer qu’ils veulent être réservés automatiquement. Aucun lien n’est alors nécessaire : dès qu’un créneau correspondant se libère, le rendez-vous est créé et le client reçoit une confirmation. La réservation automatique n’existe pas pour les prestations qui doivent être payées à l’avance.
Et si personne ne prend le créneau ?
Si personne ne répond dans la fenêtre, le créneau reste tout simplement libre dans le widget de réservation. La liste d’attente ne retient pas un créneau libéré : tant que personne ne l’a pris ni réservé, un nouveau client peut le réserver comme n’importe quel autre. Un client de la liste d’attente prend donc une longueur d’avance grâce à la notification, mais n’a pas de droit exclusif sur le créneau.
Si la période de recherche d’un client se termine sans qu’aucun créneau ne se soit libéré, vous pouvez le lui faire savoir automatiquement. Cela se règle avec le Message de clôture dans Paramètres > Liste d’attente.