Comment fonctionne la liste d’attente
Les clients qui ne trouvent pas d’horaire qui leur convient s’inscrivent sur la liste d’attente. Ils indiquent pour quelle période et à quel moment de la journée ils sont disponibles. Dès qu’un créneau qui leur correspond se libère, Stippa contacte les clients de la liste d’attente.
La liste d’attente est incluse à partir de l’offre Groei. Vous l’activez avec le module Liste d’attente dans Administration > Modules, et vous la réglez dans Administration > Liste d’attente.
Vous préférez décider vous-même qui contacter ? Désactivez alors Attribution automatique. Vous recevez une notification quand un créneau se libère et vous choisissez quel client reçoit l’offre.
Quand un créneau est-il proposé ?
Un créneau se libère quand un rendez-vous est annulé ou déplacé à un autre moment. Stippa ne propose pas le créneau d’un no-show. Pour un créneau libéré, Stippa cherche les clients dont les préférences correspondent : le bon service, éventuellement le membre du personnel choisi, et un jour et un horaire que le client a indiqués.
Si vous annulez vous-même et que des clients correspondants sont sur la liste d’attente, vous choisissez tout de suite ce qu’il advient du créneau : Distribution automatique, Choisir soi-même ou Fermer le créneau. Avec Fermer le créneau, aucune offre n’est envoyée et l’horaire est simplement de nouveau réservable en ligne.
Les créneaux qui se libèrent moins de 2 heures à l’avance ne sont plus proposés. Il reste alors trop peu de temps pour contacter un client et attendre sa réponse.
Le délai pour prendre le créneau
Le client contacté reçoit un lien pour prendre le créneau. Ce lien n’est valable que pour une durée limitée : c’est le délai de prise. Plus le créneau est lointain, plus le client a de temps pour répondre :
- Dans les 4 heures : 20 minutes
- Dans les 24 heures : 1 heure
- Dans les 2 jours : 4 heures
- Dans la semaine : 8 heures
- Plus loin : 12 heures au maximum
Le délai de prise se termine toujours au plus tard 2 heures avant le rendez-vous, même s’il devait normalement durer plus longtemps.
Tant que le délai court, Stippa retient le créneau. Personne d’autre ne peut le réserver en ligne, pour que le client qui a reçu l’offre ne trouve pas porte close.
Un par un ou tous en même temps
Selon la proximité du créneau, Stippa contacte la liste d’attente de deux façons :
- Un par un (créneau dans plus de 4 heures) : seul le prochain client de la liste d’attente est contacté. S’il ne répond pas dans le délai, l’offre passe automatiquement au client suivant.
- Tous en même temps (créneau dans moins de 4 heures) : tous les clients correspondants sont contactés en même temps. Le premier qui prend le créneau l’obtient. Ainsi, les créneaux de dernière minute sont remplis le plus vite possible.
Réservation automatique
Si Autoriser la réservation automatique est activé, les clients peuvent choisir à l’inscription d’être placés automatiquement. Aucun lien n’est alors nécessaire : dès qu’un créneau correspondant se libère, le rendez-vous est créé tout de suite et le client reçoit une confirmation. Si vous le désactivez, ces clients confirment eux aussi le créneau via le lien. La réservation automatique n’est pas disponible pour les services payables à l’avance.
Et si personne ne prend le créneau ?
Si le délai expire sans que personne ne prenne le créneau, et qu’il n’y a plus personne en attente, le créneau redevient simplement réservable en ligne. Pour en être averti, activez M’avertir en cas de place non pourvue.
Si la période de recherche d’un client se termine sans qu’aucun créneau ne se soit libéré, le client peut en être informé automatiquement. Vous réglez cela avec Message de clôture.
Autres réglages
Dans Administration > Liste d’attente, vous réglez aussi :
- Inscription directe depuis le widget : les clients voient un lien d’inscription à la liste d’attente quand il n’y a plus d’horaires libres.
- Bloquer l’inscription si des créneaux sont disponibles : si les clients peuvent aussi s’inscrire alors qu’il reste de la place. Vous choisissez Toujours autoriser, Bloquer uniquement pour un moment précis ou Toujours bloquer.
- Téléphone obligatoire : les clients doivent saisir un numéro de téléphone à l’inscription.