Zodra je met twee mensen werkt, is je rooster niet meer alleen een planning voor jezelf. Het bepaalt wat klanten online zien: bij wie ze kunnen boeken, op welk moment, en of hun vaste kapper er die dag is.
Begin bij de vaste week
In Stippa volgt een nieuwe medewerker eerst het rooster van de zaak. Werkt iemand andere uren, dan zet je bij die persoon Aangepaste werktijden aan en krijgt die een eigen weekrooster. Dat rooster vervangt de openingstijden voor die medewerker, het valt er niet binnen. Iemand die op maandag vrij is, is niet boekbaar op maandag, ook als de zaak open is. Zie werktijden per medewerker.
Drie dingen om meteen goed te zetten:
- Werkdagen en tijden per persoon. Niet iedereen begint om negen uur.
- Pauzes per persoon. Twee collega's die om twaalf uur tegelijk lunchen betekent een uur waarin de zaak leeg draait.
- Wie welke behandelingen doet. Als niet iedereen kleurt, moet een klant die kleuring boekt alleen de mensen zien die dat doen.
Dat laatste is het grootste verschil met een agenda op papier. Online kan een klant niet aan de telefoon horen dat het toch niet lukt.
Vakantie, ziekte en cursussen
Een vrije dag zet je als uitzondering op het rooster van die persoon, niet door de vaste week aan te passen. De vaste week is de regel, de uitzondering is die ene keer, en over twee weken wil je de regel nog hebben.
Werkt iemand een tijd lang andere uren, bijvoorbeeld in de zomer, plan dan bij die medewerker een rooster vooruit met Nieuw rooster inplannen. Met Tijdelijk rooster geldt het tot een datum die je kiest, en daarna weer het oude.
Zet een afwezigheid zo snel mogelijk erin, ook als het over twee maanden is. Klanten boeken vooruit, en een afspraak die je achteraf moet verzetten is vervelender dan een dag die nooit boekbaar was.
Ziekte op de dag zelf is het moeilijkste geval, want er staan al afspraken. Blokkeer eerst de rest van de dag zodat er niets bijkomt, en regel daarna de klanten die al geboekt waren. In die volgorde, anders boekt er iemand in terwijl je ermee bezig bent.
In Stippa gaat dat in één keer. Leg je de afwezigheid vast, dan staat de agenda van die medewerker meteen dicht en kom je bij Omboeken. Daar kies je per klant wat er gebeurt: Voorstel sturen met een paar nieuwe tijden, Verplaatsen naar een collega of een ander moment, Afzeggen of Niets doen. Stippa zet de alternatieven klaar, van "Zelfde tijd, andere collega" tot "Andere tijd". Bellen hoeft dan alleen nog voor de klant die je echt even wilt spreken.
Rooster op de drukte, niet op gewoonte
Kijk een paar weken terug naar wanneer er echt geboekt wordt. In de meeste zaken zijn dat donderdagavond en zaterdag, en is dinsdagochtend het rustigst. Twee mensen op een rustige ochtend kost je twee keer zoveel als één, en een zaterdag met één iemand te weinig kost je klanten die een andere zaak proberen.
Wat het rooster nog meer doet
De uren die je vastlegt, zijn ook de uren waar je achteraf op terugkijkt: wie hoeveel gewerkt heeft, hoe vol de agenda's zaten en waar de gaten vielen. Meer daarover staat op de pagina over personeelsbeheer, en hoe je de openingstijden van de zaak zelf instelt in de gids over openingstijden en pauzes.