Alles wat een klant online kan boeken, komt uit je rooster. Staat je pauze er niet in, dan boekt iemand erdoorheen. Staat je vrije maandag er wel in maar die ene feestdag niet, dan sta je voor een dichte deur met een klant ervoor.
Drie lagen, in deze volgorde
Het helpt om je beschikbaarheid als drie lagen te zien. Ze werken van breed naar smal.
- Je vaste week. Maandag dicht, dinsdag tot en met vrijdag van 9:00 tot 18:00, zaterdag tot 16:00. Dit is de basis en verandert bijna nooit.
- Je pauzes. Binnen die openingstijden de momenten waarop je niet boekbaar bent. Lunch, het uur waarin je de administratie doet.
- Uitzonderingen. Eén dag dicht wegens een cursus, één zaterdag langer open in december, twee weken vakantie.
De derde laag wint van de eerste twee. Zo werkt het ook zoals je het zou opschrijven: ik werk elke dinsdag, behalve die ene.
Wees eerlijk over de duur
De meest gemaakte fout zit niet in de tijden maar in de behandelduur. Als je knippen op dertig minuten zet terwijl het er in de praktijk vijfenveertig zijn, loopt je dag vanaf de derde klant achter en heb je aan het eind van de middag geen pauze meer gehad.
Meet het een week lang eerlijk op. Tel de tijd mee die je nodig hebt om af te rekenen, op te ruimen en de volgende klant te ontvangen.
Kun je de tijd tussen twee klanten niet in de behandelduur kwijt, gebruik dan Buffertijd rondom afspraken bij Beheer > Algemeen, of per dienst Buffertijd (afwijking). Die houdt een aantal minuten tussen twee afspraken vrij zonder dat de klant die tijd op de rekening ziet. Voor het begin van je dag, je pauze of sluitingstijd zet hij niets dicht.
Vakantie en feestdagen
Zet ze vooruit in plaats van op de dag zelf. Een klant die vandaag boekt voor over drie weken, boekt in de week die jij nog niet hebt geblokkeerd. Twee momenten per jaar waarop je dit rustig doet:
- Begin januari, voor de feestdagen en schoolvakanties van het hele jaar.
- Zodra je vakantie vaststaat, ook als het nog ver weg is.
Gaan je vaste tijden een tijdje anders, zoals in de zomer, dan hoef je de week niet op de dag zelf om te zetten. In Stippa plan je met Nieuw rooster inplannen een rooster vooruit, en met Tijdelijk rooster geldt het tot een datum die je kiest. Zie je weekrooster instellen.
Als je met meer mensen werkt
Dan volgt in Stippa iedereen eerst het rooster van de zaak. Werkt iemand andere uren, dan zet je bij die persoon Aangepaste werktijden aan. Dat rooster vervangt de openingstijden voor die medewerker: iemand die dinsdag vrij is, is dinsdag niet boekbaar, ook al is de zaak open, en wie langer werkt, is ook na sluitingstijd boekbaar. Alleen een sluiting voor de hele zaak, zoals een feestdag, geldt voor iedereen. Hoe je dat inricht staat in de gids over het personeelsrooster.