Overstappen is minder werk dan je denkt en gaat vaker mis op het moment dat je het je klanten vertelt dan op het moment dat je de gegevens overzet. Deze volgorde werkt.
Wat je meeneemt, en wat niet
Je hoeft niet alles mee te verhuizen. In de praktijk gaat het om drie dingen:
- Je klanten. Naam, telefoonnummer, e-mailadres. De rest is leuk maar niet nodig om open te gaan.
- Je diensten. Naam, duur en prijs. Dit is het enige waar je even voor moet zitten, want de duur bepaalt straks wat klanten kunnen boeken.
- Je openingstijden. Inclusief de pauzes, want anders boekt iemand tijdens je lunch.
Wat je níet meeneemt: oude afspraken uit het verleden. Die hebben geen functie meer, en ze slepen fouten mee die je nu niet hoeft op te lossen.
Kom je van een papieren boek, dan zet je de afspraken voor de komende weken met de hand over. Dat lijkt omslachtig, maar het zijn er meestal onder de vijftig en je hebt ze meteen gecontroleerd. Kom je van andere software, dan kun je ze in Stippa ook als CSV-bestand importeren.
De volgorde
- Zet je diensten klaar. Duur en prijs per behandeling. Ben eerlijk over de duur: de tijd die het echt kost, inclusief opruimen.
- Zet je openingstijden en pauzes. Hoe dat werkt staat in een eigen gids.
- Importeer je klanten. Een bestand met naam en contactgegevens is genoeg. In Stippa doe je dat bij Beheer > Importeren, waar je per kolom aangeeft wat erin staat.
- Zet je toekomstige afspraken over. Van vandaag tot zover je boek loopt: met de hand, of uit je oude software met dezelfde import. Zie klanten en afspraken importeren.
- Test zelf een boeking. Boek een afspraak alsof je een klant bent, kijk of de bevestiging binnenkomt, en annuleer hem weer. Zie een testboeking maken.
- Zet de link online. Pas nu, en pas als stap 5 goed ging.
Hoe je het je klanten vertelt
Niet als aankondiging van een systeem. Als aanbod.
Je kunt nu zelf online een afspraak maken, ook 's avonds en in het weekend. Bellen mag natuurlijk gewoon.
Die laatste zin is de belangrijkste. Wie graag belt, blijft bellen, en het kost je niets om dat te zeggen. De klanten die liever 's avonds op de bank boeken, vinden de link vanzelf.
Zet de link in je Instagram-bio, in je e-mailhandtekening en op je Google-bedrijfsprofiel. Dat zijn de drie plekken waar mensen hem echt zoeken.
Het eerste dubbele weekend
Houd je oude agenda de eerste twee weken naast de nieuwe open. Niet omdat het misgaat, maar omdat je dan rustig kunt kijken of alles klopt zonder dat je aan het eind van de dag iets mist. Na twee weken kun je het boek dichtdoen.
Meer over wat je daarna krijgt, staat op de pagina over de online agenda.