Quelqu’un entre sans rendez-vous. Elle veut un flacon de shampooing, ou c’est calme et vous la coiffez entre deux. C’est à cela que sert la caisse : vous ouvrez un ticket, vous touchez ce que vous vendez, et vous encaissez. Aucun rendez-vous n’apparaît dans votre calendrier, puisqu’il n’y en a pas eu.
Ce qu’il vous faut
- Un abonnement à partir de Pro.
- Le module Paiement par carte au comptoir activé, et en dessous le module Caisse. Vous activez les deux dans Administration > Modules.
Ensuite, Caisse figure dans le sélecteur d’applications en haut à gauche, à côté de Calendrier et d’Administration. Seuls les propriétaires et les administrateurs l’y voient.
Ouvrir un ticket
Cliquez sur Nouveau ticket
Le ticket reçoit tout de suite un numéro. Ce numéro appartient à votre entreprise et se suit : le ticket 41 devient le ticket 42, même si vous en annulez un.
Touchez ce que vous vendez
À gauche se trouvent vos services et vos produits, groupés comme vous les avez classés dans Administration. Si vous cherchez quelque chose, servez-vous du champ de recherche au-dessus des vignettes.
Encaissez
À droite se trouve le total. Cliquez sur Encaisser, choisissez comment le client paie et terminez avec Clôturer le ticket.
L’écran vous montre ensuite brièvement quel ticket vous avez clôturé, puis se tient prêt pour le client suivant.
Le ticket existe dès la première touche, pas seulement au moment d’encaisser. C’est voulu : si votre tablette s’éteint ou que vous fermez l’onglet par erreur, rien n’est perdu. Rouvrez la caisse sur le même appareil et votre ticket est toujours là.
Vendre un service sans rendez-vous
C’est possible ici, et pas sur un ticket qui se rattache à un rendez-vous. La différence : avec un rendez-vous, les lignes du ticket suivent ce qui a été réservé, c’est donc le rendez-vous lui-même que vous modifiez. Au comptoir, rien n’a été réservé qui pourrait contredire le ticket.
Le prix sur la vignette est votre prix habituel. Si vous convenez d’autre chose, changez le montant sur la ligne avant d’encaisser. Le ticket conserve ce que vous avez vraiment facturé.
Faire une remise
Ouvrez Plus d’actions sous le ticket et ajoutez une ligne Remise avec le montant retiré. Cette ligne reste visible, le ticket montre donc ensuite ce que le client a obtenu et pourquoi le total est plus bas.
Vous vous êtes trompé de vignette
Cliquez sur l’icône d’annulation à côté de la ligne (Corriger). Stippa place alors en face une contre-écriture qui annule la ligne. À l’écran, le ticket replie ces deux lignes, pour que vous voyiez ce que le client paie réellement. Pour les voir quand même, cliquez sous les lignes sur le message qui signale des corrections masquées.
Les deux lignes restent toutefois conservées. Un ticket ne doit pas changer en silence après coup, une correction se retrouve donc au lieu de disparaître.
Retrouver un ticket
Dans Tickets se trouvent les tickets de la caisse, le plus récent en haut, avec leur numéro, leur montant et leur état. Cliquez dessus et vous revoilà sur ce ticket.
Le ticket d’un rendez-vous ne s’y trouve pas. Celui-là est sur le rendez-vous lui-même, avec le client et l’heure.
Annuler un ticket
Quelqu’un change d’avis et s’en va. Choisissez alors Annuler le ticket. Le ticket continue d’exister avec son numéro et prend l’état Annulé.
S’il y a déjà de l’argent sur le ticket, remboursez-le d’abord, sinon la caisse ne tombera pas juste. Indiquer un motif est alors obligatoire.
Cela paraît lourd, mais l’administration fiscale néerlandaise veut que la numérotation d’une caisse ne comporte pas de trous. Un ticket jeté est un trou, et un trou ne s’explique pas.
Les tickets qui restent ouverts se ferment tout seuls. Si vous en oubliez un, il est annulé automatiquement le lendemain matin à 06:00, avec pour motif qu’il est resté ouvert après la fermeture. Vous ne commencez donc jamais une journée avec les tickets de la veille à l’écran.
S’exercer avec le mode formation
Pour faire s’exercer un nouveau collègue, activez Mode formation dans la barre latérale de la caisse. Vous saisissez alors des tickets d’entraînement qui ne comptent nulle part : pas de chiffre d’affaires, pas de stock et pas de terminal de paiement. Vous les voyez dans Tickets tant que le mode est actif, à part de vos vrais tickets. Le mode s’applique à partir du ticket suivant, un ticket déjà ouvert reste donc un vrai ticket.
Clôturer la journée
En fin de journée, allez dans Administration > Clôture de journée, dans la barre latérale sous Caisse.
- Ouvrir la caisse : le matin, comptez la monnaie dans le tiroir et saisissez le Fonds de caisse. Si vous encaissez avant de l’avoir fait, Stippa ouvre la caisse lui-même avec € 0,00. Vous voyez alors Fonds de caisse non renseigné et pouvez encore saisir le montant.
- Compter la caisse : saisissez ce qui se trouve dans le tiroir. Stippa affiche aussitôt l’Écart de caisse. S’il y a un écart, une explication est obligatoire.
- Clôturer la caisse : possible seulement quand plus aucun ticket n’est ouvert. Clôturez ou annulez chaque ticket.
- Ouvrir le tiroir : enregistrez que le tiroir s’est ouvert sans vente, par exemple pour chercher de la monnaie.
Sur la même page, vous voyez le chiffre d’affaires du jour, par mode de paiement, avec la TVA, les pourboires, les remises et les corrections.
Rapports
Dans Administration > Rapports de caisse se trouvent les récapitulatifs que votre comptable ou l’administration fiscale peut demander, comme les écarts de caisse, les modes de paiement par jour, les tickets d’erreur, les remises et corrections, les pourboires par membre du personnel, les cartes cadeaux et les tickets d’entraînement. Choisissez une période et téléchargez chaque récapitulatif en CSV.
Stock
À partir de Pro, vous pouvez aussi activer le module Stock sous Paiement par carte au comptoir. Un produit que vous vendez à la caisse est alors déduit de votre stock.
Qui peut se servir de la caisse ?
Les propriétaires et les administrateurs. Les employés ne voient pas la caisse dans le sélecteur d’applications et ne peuvent ni ouvrir ni consulter de tickets.
Questions fréquentes
Est-ce que je retrouve ces ventes dans mon chiffre d’affaires ? Oui. Un ticket de caisse compte de la même façon qu’un ticket de rendez-vous, TVA par ligne comprise.
Puis-je rattacher un client à une vente au comptoir ? C’est possible, mais pas obligatoire. Sans client, c’est une vente anonyme, ce qui est le cas normal au comptoir.
Puis-je vendre une carte cadeau ici ? Oui. Ouvrez Plus d’actions sous le ticket et choisissez Vendre une carte cadeau. Le code apparaît aussitôt, une seule fois, à l’écran. Notez-le sur le ticket, car il ne pourra plus être retrouvé ensuite. Pour utiliser une carte cadeau, c’est au même endroit, avec Utiliser une carte cadeau.
Je ne vois pas Caisse dans le sélecteur d’applications. C’est que le module Caisse ou Paiement par carte au comptoir est désactivé, ou que votre abonnement est inférieur à Pro. Vous trouvez les deux dans Administration > Modules. Si vous êtes employé, vous ne voyez pas la caisse : demandez au propriétaire.