Cómo funciona la lista de espera
Los clientes que no encuentran una hora que les venga bien se apuntan a la lista de espera. Al hacerlo indican para qué periodo y para qué momento del día están disponibles. En cuanto queda libre un hueco que encaja, Stippa contacta a los clientes de la lista de espera.
La lista de espera está incluida desde el plan Groei. La activas con el módulo Lista de espera en Administración > Módulos, y la configuras en Administración > Lista de espera.
¿Prefieres decidir tú a quién contactas? Desactiva entonces Asignación automática. Recibes un aviso cuando queda libre un hueco y eliges tú qué cliente recibe la oferta.
¿Cuándo se ofrece un hueco?
Un hueco queda libre cuando se cancela una cita o cuando una cita se mueve a otro momento. Un no-show no lo ofrece Stippa. Con un hueco libre, Stippa busca clientes cuyas preferencias encajan con ese hueco: el servicio correcto, la persona elegida si la hay, y un día y una hora que el cliente ha indicado.
Si cancelas tú y hay clientes que encajan en la lista de espera, eliges al momento qué pasa con el hueco: Distribución automática, Elegir manualmente o Cerrar espacio. Con Cerrar espacio no sale ninguna oferta y la hora vuelve a poder reservarse online sin más.
Los huecos que quedan libres con menos de 2 horas de antelación ya no se ofrecen. No hay tiempo suficiente para contactar a un cliente y esperar su respuesta.
La ventana para reclamar
Un cliente al que se contacta recibe un enlace para reclamar el hueco. Ese enlace tiene una validez limitada: es lo que llamamos la ventana para reclamar. Cuanto más lejos en el futuro está el hueco, más tiempo tiene el cliente para responder:
- En menos de 4 horas: 20 minutos
- En menos de 24 horas: 1 hora
- En menos de 2 días: 4 horas
- En menos de una semana: 8 horas
- Más adelante: 12 horas como máximo
La ventana para reclamar se cierra siempre como muy tarde 2 horas antes de la cita, aunque en principio fuera a durar más.
Mientras la ventana está abierta, Stippa retiene el hueco. Nadie más puede reservarlo online, para que el cliente que recibió la oferta no se encuentre la puerta cerrada.
De uno en uno o todos a la vez
Según lo pronto que sea el hueco, Stippa contacta la lista de espera de dos formas:
- De uno en uno (hueco a más de 4 horas): solo se contacta al siguiente cliente de la lista de espera. Si no responde dentro de la ventana para reclamar, la oferta pasa automáticamente al siguiente cliente de la fila.
- Todos a la vez (hueco a menos de 4 horas): se contacta a la vez a todos los clientes que encajan. Quien lo reclama primero se queda el hueco. Así los huecos de última hora se llenan lo antes posible.
Reserva automática
Si Permitir reserva automática está activado, los clientes pueden elegir al apuntarse que se les asigne la cita automáticamente. Entonces no hace falta enlace para reclamar: en cuanto queda libre un hueco que encaja, la cita se crea al momento y el cliente recibe una confirmación. Si lo desactivas, esos clientes también confirman el hueco ellos mismos con el enlace. La reserva automática no está disponible para servicios que se pagan por adelantado.
¿Y si nadie reclama el hueco?
Si la ventana para reclamar se cierra sin que nadie reclame, y ya no queda nadie en la fila, el hueco vuelve a poder reservarse online sin más. Si quieres enterarte, activa Avisarme de un hueco sin cubrir.
Si el periodo de búsqueda de un cliente termina sin que haya quedado libre un hueco, el cliente puede recibir un mensaje automático al respecto. Lo gestionas con Mensaje de cierre.
Otros ajustes
En Administración > Lista de espera también configuras:
- Registro directo desde el widget: los clientes ven un enlace para apuntarse a la lista de espera cuando ya no quedan horas libres.
- Bloquear inscripción cuando hay plazas disponibles: si los clientes también pueden apuntarse cuando todavía hay sitio. Eliges Permitir siempre, Bloquear solo para momento específico o Bloquear siempre.
- Teléfono obligatorio: los clientes tienen que escribir un teléfono al apuntarse.