Wo finde ich es?
Gehen Sie zu Verwaltung > Online buchen. Sie finden es in der Seitenleiste unter Termine. Die Seite hat vier Tabs, jeder eine Frage: Wann, Wer, Nach der Buchung und Selbst verwalten.
Alles auf den ersten drei Tabs gilt für die Online-Buchung. Im Dashboard können Sie jederzeit jeden Termin eintragen, auch wenn ein Kunde ihn online nicht buchen dürfte. Änderungen auf allen Tabs sichern Sie gemeinsam mit Speichern unten. Wechseln Sie den Tab, bleibt erhalten, was Sie geändert haben.
Wann
Buchungszeitraum
- Maximale Vorausbuchung: wie weit im Voraus Kunden online buchen können, von 2 Wochen bis 6 Monaten, oder Kein Limit.
- Mindestvorlaufzeit: wie lange vor dem Termin eine Online-Buchung mindestens eingehen muss, von 1 bis 48 Stunden, oder Kein Minimum. Bei 2 Stunden bucht um 13:45 Uhr niemand mehr einen Termin für 14:00 Uhr.
- Vorlaufzeit zählt: erscheint, sobald Sie eine Vorlaufzeit wählen. Mit Immer zählt jede Stunde mit. Mit Nicht nachts zählt Ihre Nachtruhe nicht mit, damit eine Buchung um 02:00 Uhr nicht unbemerkt Ihren ersten Platz am Morgen belegt. Das Beispiel zeigt, was das bewirkt.
Hat eine Dienstleistung einen eigenen Buchungszeitraum, steht sie unter der Karte. Klicken Sie auf den Namen, um sie anzupassen.
Slot-Intervalle
Hier sehen Sie, alle wie viele Minuten eine neue Zeit beginnt. Mit Pro Dienstleistung anpassen stellen Sie es für jede Dienstleistung ein. Dort wird jede Änderung sofort gespeichert. Wie das funktioniert, lesen Sie unter Was ist das Slot-Intervall?.
Anschließend buchen
Lenkt Online-Buchungen auf Zeiten direkt neben bestehenden Terminen, damit Ihr Tag keine kleinen Lücken bekommt. Mit Anschließende Zeiten bevorzugen hebt das Widget diese Zeiten hervor und die anderen bleiben wählbar. Mit Nur anschließende Zeiten bietet es nur diese an. Unter Vom Tagesrand auffüllen wählen Sie, wie sich ein leerer Tag füllt: Ab Öffnungszeit, Bis Schließzeit oder Beide.
Die Pufferzeit rund um Termine stellen Sie unter Verwaltung > Allgemein ein, weil sie auch für das gilt, was Kalender und Kasse vorschlagen.
Wer
Wer darf online buchen?
- Jeder: Jeder Besucher kann online einen Termin buchen.
- Nur bestehende Kunden: nur E-Mail-Adressen, die Sie bereits als Kunden kennen. Unter Gilt für wählen Sie Alle Leistungen, Nur ausgewählte Leistungen oder Alle außer ausgewählten.
- Nur bestehende Kunden in bestimmten Zeiträumen: Den Rest des Jahres bucht jeder, in den Zeiträumen, die Sie hinzufügen, aber nur bestehende Kunden. Praktisch für einen vollen Dezember. Mit Zeitraum hinzufügen geben Sie jedem Zeitraum ein Start- und Enddatum und auf Wunsch einen Namen.
Buchungshürde
- Keine Hürde: Der Kunde bucht direkt, ohne zusätzlichen Schritt.
- E-Mail-Verifizierung: Der Kunde bestätigt zuerst seine E-Mail-Adresse über einen Link in einer E-Mail. Bis dahin hat der Termin den Status Nicht verifiziert. Unter Anzeige vor Verifizierung wählen Sie, ob Sie ihn dann schon in Ihrem Kalender sehen, und unter Ablaufdauer, wie viele Stunden der Link gültig ist, zwischen 1 und 168.
Maximale Buchungen pro E-Mail legt fest, wie viele offene Termine eine E-Mail-Adresse gleichzeitig haben darf. Stornierte und abgeschlossene Termine zählen nicht mit. Lassen Sie das Feld leer, gibt es kein Limit.
Kunden mit No-Shows sperren
Schalten Sie es ein und wählen Sie unter Sperren ab, nach wie vielen No-Shows ein Kunde nicht mehr selbst online buchen kann. Am Empfang können Sie ihn weiterhin eintragen. Einen Stammkunden nehmen Sie aus, indem Sie auf seiner Kundenkarte Nie für die Online-Buchung sperren einschalten.
Mitarbeiterzuweisung
Legt fest, wer eine Online-Buchung erhält, wenn der Kunde niemanden gewählt hat. Unter Verteilung wählen Sie Intelligent (empfohlen), das Lücken im Kalender füllt und berücksichtigt, wie ausgelastet jeder Mitarbeiter ist, oder Der Reihe nach. Mit Bevorzugten Mitarbeiter merken erhält der Mitarbeiter, bei dem ein Kunde schon war, einen leichten Vorrang.
Online buchbar
Hier sehen Sie, wie viele Mitarbeiter Kunden online buchen können. Das schalten Sie für jeden Mitarbeiter unter Mitarbeiter verwalten ein oder aus. Wer nicht online buchbar ist, bleibt in Ihrem Kalender, und Sie können ihn selbst weiterhin eintragen.
Nach der Buchung
- Buchungen automatisch bestätigen: Ist dies an, ist eine Online-Buchung sofort bestätigt. Ist es aus, bleibt der Termin Ausstehend, bis Sie ihn bestätigen.
- Teilnahmebestätigung anfordern: Die Erinnerungs-E-Mail erhält eine Schaltfläche, mit der der Kunde mitteilt, dass er kommt. Das gilt auch für Termine, die Sie selbst im Dashboard anlegen.
Online-Zahlungen stellen Sie hier nicht ein. Ob ein Kunde beim Buchen bezahlen muss, legen Sie pro Dienstleistung fest. Lesen Sie dazu Zahlungen während des Buchens.
Selbst verwalten
Dieser Tab betrifft die Links in den E-Mails an Ihren Kunden. Sie gelten auch für Termine, die Sie selbst im Dashboard anlegen.
Stornieren und Verschieben
Diese Karte sehen Sie nur, wenn das Modul Self-Service für Kunden aktiv ist. Ein Feld erscheint nur, wenn sein Teil aktiv ist.
- Selbst stornieren möglich bis ... Stunden vor dem Termin: Danach kann ein Kunde nicht mehr selbst stornieren.
- Selbst verschieben möglich bis ... Stunden vor dem Termin: Danach kann ein Kunde nicht mehr selbst eine andere Uhrzeit wählen. Eine Uhrzeit, die Sie vorschlagen, geht immer.
- Verschieben setzt den Status auf „Ausstehend“: Verschiebt ein Kunde einen bestätigten Termin, müssen Sie ihn erneut bestätigen. Standardmäßig aus.
- Richtlinientext: Ihre Stornierungsbedingungen. Kunden sehen sie beim Buchen und in der Bestätigungs-E-Mail.
Lassen Sie eine Frist leer, gibt es keine Grenze. Hat ein Kunde online bezahlt, kann er nicht selbst stornieren. Er wird gebeten, sich bei Ihnen zu melden, damit Sie eine Erstattung regeln.
Eigene Daten
Diese Karte sehen Sie nur, wenn der Teil Eigene Daten eingeschaltet ist. Sie legen fest, ob ein Kunde über den Gastlink seinen Namen und seine Telefonnummer ändern darf und ob Sie dann eine Benachrichtigung in der App erhalten. Die E-Mail-Adresse ändern nur Sie. Welche eigenen Felder ein Kunde sieht oder ausfüllt, wählen Sie pro Feld unter Kundendaten. Mehr dazu in wie Kunden selbst verschieben oder stornieren.
Sie sehen einen Tab nicht?
Wann, Wer und Nach der Buchung gehören zum Modul Buchungswidget, Selbst verwalten zu Self-Service für Kunden. Ist ein Modul aus, sehen Sie den zugehörigen Tab nicht. Prüfen Sie das unter Verwaltung > Module.