Was ist ein Gastlink?
Jeder Kunde, der einen Termin bucht, erhält in der Bestätigungsmail einen eigenen Link. Damit sieht er den Termin und verschiebt oder storniert ihn, ohne sich anzumelden. Was der Kunde über den Link darf, legen Sie fest.
Was kann ein Kunde über den Gastlink tun?
- Die Termindetails ansehen
- Den Termin auf eine andere freie Uhrzeit verschieben, wenn Selbst verschieben aktiv ist
- Den Termin stornieren, wenn Selbst stornieren aktiv ist
Hat ein Kunde online bezahlt, kann er nicht selbst stornieren. Er wird gebeten, sich bei Ihnen zu melden, damit Sie eine Erstattung regeln.
Bis wann kann ein Kunde selbst verschieben oder stornieren?
Das legen Sie unter Verwaltung > Online buchen fest, auf dem Tab Selbst verwalten, in der Karte Stornieren und Verschieben. Beides hat eine eigene Stundenzahl:
- Selbst stornieren möglich bis ... Stunden vor dem Termin
- Selbst verschieben möglich bis ... Stunden vor dem Termin
Beispiel: Stornieren bis 24 Stunden, Verschieben bis 4 Stunden. Zehn Stunden vor dem Termin kann ein Kunde dann noch eine andere Uhrzeit wählen, aber nicht mehr stornieren. Zwei Stunden vorher geht beides nicht mehr. Lassen Sie ein Feld leer, gibt es keine Grenze. Der kleinste Wert ist 1 Stunde.
Schlagen Sie selbst eine andere Uhrzeit vor, kann der Kunde sie immer wählen, auch wenn die Frist zum Verschieben schon abgelaufen ist.
Auf dem Gastlink sieht Ihr Kunde bei jedem Termin, bis wann das noch möglich ist. Ist es zu spät, stehen Ihre Telefonnummer und E-Mail-Adresse dabei. Der Link steht auch in der Erinnerung und in der E-Mail zu einem verschobenen Termin.
Kann ein Kunde seine eigenen Daten ändern?
Ja, wenn der Teil Eigene Daten von Self-Service für Kunden eingeschaltet ist. Der Gastlink zeigt dann Meine Daten. Dort ändert der Kunde Namen und Telefonnummer und füllt die Felder aus, die Sie freigeben. Eine E-Mail-Adresse ändern nur Sie, damit niemand mit einer weitergeleiteten Mail die Termine einer anderen Person übernimmt.
Was ein Kunde ändern darf, legen Sie unter Verwaltung > Online buchen fest, auf dem Tab Selbst verwalten, in der Karte Eigene Daten. Für jedes Feld wählen Sie unter Kundendaten, ob der Kunde es nicht sieht, nur sieht oder selbst ändert. Gesundheitsdaten erscheinen nie auf der Kundenseite. Eigene Felder für Kunden gehören zum Groei-Tarif und höher; Name und Telefonnummer gehen in jedem Tarif.
Ändert ein Kunde etwas, erhalten Sie eine Benachrichtigung in der App, und die Änderung steht im Verlauf des Kunden als Vom Kunden geändert. Eine neue Telefonnummer schaltet WhatsApp-Nachrichten aus, bis der Kunde erneut zustimmt. Soll ein Kunde nichts mehr ändern, schalten Sie auf der Kundenkarte Darf eigene Daten ändern aus. Bereits versendete Belege und E-Mails behalten den alten Namen: Sie zeigen, was damals galt.
Was, wenn der Kunde die E-Mail nicht mehr hat?
Auf der Seite Termine finden gibt der Kunde seine E-Mail-Adresse ein und erhält einen neuen Link. Sie können den Termin auch selbst im Dashboard ändern.
Kann ich das Verschieben oder Stornieren ausschalten?
Ja. Selbst stornieren und Selbst verschieben sind Teile des Moduls Self-Service für Kunden. Sie schalten sie unter Verwaltung > Module getrennt ein oder aus. Ist ein Teil aus, zeigt der Gastlink diese Schaltfläche nicht mehr. Ansehen geht immer.