Jak działa lista oczekujących
Klienci, którzy nie znajdą pasującego terminu, zapisują się na listę oczekujących. Podają przy tym, w jakim okresie i o jakiej porze dnia mają czas. Gdy tylko zwolni się pasujące miejsce, Stippa odzywa się do klientów z listy.
Lista oczekujących należy do planu Groei i wyższych. Włączasz ją modułem Lista oczekujących w Administracja > Moduły, a ustawiasz w Administracja > Lista oczekujących.
Wolisz samodzielnie decydować, do kogo się odezwać? Wyłącz wtedy Automatyczne przypisanie. Dostaniesz powiadomienie, gdy zwolni się miejsce, i samodzielnie wybierzesz, który klient dostanie propozycję.
Kiedy miejsce jest proponowane?
Miejsce zwalnia się, gdy wizyta zostaje anulowana albo przełożona na inny termin. Nieobecności Stippa nie proponuje. Przy zwolnionym miejscu Stippa szuka klientów, których preferencje pasują do tego miejsca: właściwa usługa, ewentualnie wybrany pracownik oraz dzień i godzina, które klient podał.
Jeśli anulujesz wizytę samodzielnie, a na liście są pasujący klienci, od razu wybierasz, co stanie się z miejscem: Automatyczny przydział, Wybierz samodzielnie albo Zamknij termin. Przy Zamknij termin nie idzie żadna propozycja, a termin można po prostu znów zarezerwować online.
Miejsca, które zwalniają się na mniej niż 2 godziny przed terminem, nie są już proponowane. Zostaje za mało czasu, żeby odezwać się do klienta i poczekać na odpowiedź.
Okno na rezerwację
Klient, do którego się odzywamy, dostaje link do zarezerwowania miejsca. Link jest ważny tylko przez pewien czas i ten czas nazywamy oknem na rezerwację. Im dalej w przyszłości jest miejsce, tym więcej czasu klient ma na reakcję:
- W ciągu 4 godzin: 20 minut
- W ciągu 24 godzin: 1 godzina
- W ciągu 2 dni: 4 godziny
- W ciągu tygodnia: 8 godzin
- Dalej: maksymalnie 12 godzin
Okno na rezerwację kończy się zawsze najpóźniej 2 godziny przed wizytą, nawet gdyby według tej listy miało trwać dłużej.
Dopóki okno trwa, Stippa trzyma miejsce. Nikt inny nie zarezerwuje go online, więc klient, który dostał propozycję, nie trafi na zamknięte drzwi.
Po kolei albo wszyscy naraz
W zależności od tego, jak szybko wypada termin, Stippa odzywa się do listy na dwa sposoby:
- Po kolei (miejsce dalej niż 4 godziny): odzywamy się tylko do pierwszego klienta w kolejce. Jeśli nie odpowie w oknie na rezerwację, propozycja idzie automatycznie do następnej osoby.
- Wszyscy naraz (miejsce bliżej niż 4 godziny): odzywamy się jednocześnie do wszystkich pasujących klientów. Miejsce dostaje ten, kto zarezerwuje pierwszy. Dzięki temu terminy last minute zapełniają się jak najszybciej.
Automatyczna rezerwacja
Jeśli Zezwól na automatyczną rezerwację jest włączone, klienci przy zapisie mogą wybrać automatyczną rezerwację. Link nie jest wtedy potrzebny: gdy tylko zwolni się pasujące miejsce, wizyta powstaje od razu, a klient dostaje potwierdzenie. Jeśli to wyłączysz, także ci klienci potwierdzają miejsce sami przez link. Automatyczna rezerwacja nie działa przy usługach, za które trzeba zapłacić z góry.
Co, jeśli nikt nie zarezerwuje miejsca?
Jeśli okno na rezerwację minie, nikt nie zarezerwuje miejsca i nie ma już nikogo w kolejce, termin znów można po prostu zarezerwować online. Jeśli chcesz o tym wiedzieć, włącz Powiadom mnie o nieobsadzonym miejscu.
Jeśli okres wyszukiwania klienta minie, a żadne miejsce się nie zwolni, klient może dostać o tym automatyczną wiadomość. Ustawisz to w Wiadomość końcowa.
Inne ustawienia
W Administracja > Lista oczekujących ustawisz też:
- Bezpośrednie zapisy przez widget: klienci widzą link do zapisu na listę oczekujących, gdy nie ma już wolnych terminów.
- Blokuj zapisy, gdy dostępne są miejsca: czy klienci mogą się zapisać także wtedy, gdy są jeszcze wolne miejsca. Wybierasz Zawsze zezwalaj, Blokuj tylko przy konkretnym terminie albo Zawsze blokuj.
- Wymagany numer telefonu: klienci muszą podać numer telefonu przy zapisie.