Wat is de bewaartermijn?
De bewaartermijn bepaalt hoe lang Stippa persoonlijke klantgegevens bewaart na de laatste afspraak van een klant. De teller begint na elke afspraak opnieuw en geldt per klant. Is de termijn verstreken, dan wordt de klant geanonimiseerd: naam, e-mail, telefoonnummer en notities worden gewist. Afspraken en betalingen blijven zichtbaar, maar zonder persoonsgegevens.
Waar stel ik dit in?
Ga naar Beheer > Gegevensbewaring. Je vindt het in de zijbalk onder Klanten & data.
Zie je de pagina niet, dan staat de module Gegevensretentie uit of zit hij niet in je abonnement. Hij zit in Groei en hoger. Aanzetten doe je bij Beheer > Modules.
Beschikbare opties
Bij Bewaarperiode kies je een vaste periode:
- Kortlopend / eenmalig: 12 maanden
- Kapper en schoonheidsspecialist: 24 maanden
- Coach en trainer: 36 maanden
- Fysiotherapeut en medisch: 240 maanden
Of kies Aangepast en vul zelf een aantal maanden in, van 6 tot 240.
Onder de opties staat de Voorvertoning. Die laat zien hoeveel klanten met deze instelling direct, binnen 7 dagen en binnen 30 dagen geanonimiseerd worden. Kijk daar even naar voordat je iets verandert.
Wat is de aanbevolen instelling voor kappers?
De AVG schrijft geen vaste bewaartermijn voor dienstverlenende bedrijven voor. Een termijn van 24 maanden is een gangbare keuze voor kappers en vergelijkbare dienstverleners. Twijfel je wat voor jouw vak geldt, vraag het dan na bij je branchevereniging.
Klanten een herinnering sturen
Zet je Herinneringen versturen aan, dan krijgen klanten 30 dagen en 7 dagen voordat hun gegevens worden geanonimiseerd een e-mail. Vanuit die mail kan een klant laten weten dat hij zijn gegevens wil houden. De termijn schuift dan op, en op de klantkaart zie je tot wanneer. Dit zit in Pro en hoger.
Per klant regelen
Op de klantkaart staat het blok Gegevensbewaring:
- Gegevens permanent bewaren: deze klant wordt nooit automatisch geanonimiseerd.
- Nu anonimiseren: wist de persoonsgegevens van deze klant direct, bijvoorbeeld als hij daar zelf om vraagt. Terugdraaien kan niet.
Anonimiseringslog
Op Pro en hoger staat onderaan de pagina het Anonimiseringslog. Met Bekijk log zie je welke klanten zijn geanonimiseerd, wanneer, en of dat automatisch, handmatig of op een AVG-verzoek gebeurde.
Let op: termijn verlagen
Verlaag je de bewaartermijn, dan worden gegevens eerder gewist dan klanten misschien verwachten. Stippa vraagt daarom eerst om bevestiging. Klanten die al buiten de nieuwe termijn vallen, worden de eerstvolgende nacht geanonimiseerd.