Qu’est-ce que la durée de conservation ?
La durée de conservation détermine combien de temps Stippa garde les données personnelles d’un client après son dernier rendez-vous. Le compteur repart après chaque rendez-vous et s’applique client par client. Une fois le délai écoulé, le client est anonymisé : le nom, l’e-mail, le numéro de téléphone et les notes sont effacés. Les rendez-vous et les paiements restent visibles, mais sans données personnelles.
Où régler cela ?
Allez dans Administration > Conservation des données. Vous la trouvez dans la barre latérale sous Clients et données.
Si vous ne voyez pas la page, le module Conservation des données est désactivé ou ne fait pas partie de votre abonnement. Il est inclus à partir de Groei. Vous l’activez dans Administration > Modules.
Options disponibles
Dans Période de conservation, choisissez une période fixe :
- Court terme / ponctuel : 12 mois
- Coiffeur et esthéticien : 24 mois
- Coach et formateur : 36 mois
- Kinésithérapeute et médical : 240 mois
Ou choisissez Personnalisé et saisissez vous-même un nombre de mois, de 6 à 240.
Sous les options se trouve l’Aperçu. Il montre combien de clients seraient anonymisés avec ce réglage immédiatement, sous 7 jours et sous 30 jours. Jetez-y un œil avant de changer quoi que ce soit.
Quel est le réglage recommandé pour les coiffeurs ?
Le RGPD n’impose pas de durée de conservation fixe aux entreprises de services. Une durée de 24 mois est un choix courant pour les coiffeurs et les prestataires comparables. En cas de doute sur ce qui s’applique à votre métier, renseignez-vous auprès de votre fédération professionnelle.
Envoyer un rappel aux clients
Si vous activez Envoyer des rappels, les clients reçoivent un e-mail 30 jours et 7 jours avant l’anonymisation de leurs données. Depuis cet e-mail, un client peut indiquer qu’il veut garder ses données. Le délai est alors repoussé, et la fiche client indique jusqu’à quand. Cette option est incluse à partir de Pro.
Régler client par client
La fiche client contient le bloc Conservation des données :
- Conserver les données en permanence : ce client n’est jamais anonymisé automatiquement.
- Anonymiser maintenant : efface immédiatement les données personnelles de ce client, par exemple s’il le demande lui-même. Ce n’est pas réversible.
Journal d’anonymisation
À partir de Pro, le bas de la page affiche le Journal d’anonymisation. Avec Voir le journal, vous voyez quels clients ont été anonymisés, quand, et si cela s’est fait automatiquement, manuellement ou à la suite d’une demande RGPD.
Attention : réduire la durée
Si vous réduisez la durée de conservation, des données sont effacées plus tôt que les clients ne s’y attendent peut-être. Stippa vous demande donc d’abord confirmation. Les clients qui sont déjà hors de la nouvelle durée sont anonymisés la nuit suivante.