Das Problem, das das löst
Viele Leute führen neben Stippa einen eigenen Kalender: ein Zahnarztbesuch, ein Termin mit einem Lieferanten, ein freier Nachmittag. Stippa weiß davon nichts, also bleibt diese Zeit online buchbar. Die Folge ist ein Kunde, der genau dann bucht, und ein Termin, den Sie verschieben müssen.
Mit der Kalendersynchronisierung liest Stippa den Kalender eines Mitarbeiters mit. Steht dort etwas, verschwindet diese Zeit aus den freien Zeiten im Buchungswidget.
Was geteilt wird und was nicht
Das ist das Wichtigste, bevor Sie verbinden:
- Stippa liest nur, ob ein Zeitraum belegt ist, nicht, was Sie dann tun. Titel, Orte, Notizen und Eingeladene kommen nicht mit.
- Ihre Stippa-Termine können umgekehrt sehr wohl in Ihrem eigenen Kalender erscheinen, damit Sie alles an einer Stelle sehen.
- Die Verbindung gilt pro Mitarbeiter, nicht pro Betrieb. Jede Person verbindet ihren eigenen Kalender.
So verbinden Sie einen Kalender
- Prüfen Sie zuerst, ob das Modul an ist. Gehen Sie zu Verwaltung und dann Module und schauen Sie bei Calendar sync. Steht dort ein Pakethinweis, steckt die Funktion in einem höheren Paket.
- Gehen Sie zum Mitarbeiter und öffnen Sie den Tab für Kalenderverbindungen.
- Klicken Sie auf Verbinden und melden Sie sich bei Ihrem Kalenderkonto an.
- Erteilen Sie die Erlaubnis für den Zugriff auf Ihren Kalender.
Nach dem Verbinden holt Stippa die bestehenden Termine. Bei einem vollen Kalender kann das beim ersten Mal ein paar Minuten dauern.
Wie viele Kalender pro Mitarbeiter?
Das hängt von Ihrem Paket ab. In den leichteren Paketen verbinden Sie einen Kalender pro Mitarbeiter, in den schwereren mehrere. Praktisch, wenn jemand einen Arbeits- und einen Privatkalender getrennt führt und beide die Verfügbarkeit blockieren sollen.
Wie viele für Sie gelten, steht bei Ihrem Abonnement unter Verwaltung und dann Abonnement.
Wann wird es aktualisiert?
Die Synchronisierung läuft in Abständen, nicht auf die Sekunde. Tragen Sie jetzt etwas in Ihren Kalender ein, kann es ein paar Minuten dauern, bis diese Zeit aus dem Buchungswidget verschwindet.
Für eine Sperre, auf die Sie sich verlassen wollen, etwa einen freien Tag, den Sie schon kennen, nehmen Sie besser eine Ausnahme im Plan. Die greift sofort. Siehe Ausnahmen in Ihrem Plan.
Häufige Situationen
Plötzlich sind viel weniger Zeiten frei
Wahrscheinlich stehen im verbundenen Kalender wiederkehrende Termine, die den ganzen Tag oder die ganze Woche füllen, etwa ein ganztägiger Eintrag „Homeoffice“. Ganztägige Termine blockieren den ganzen Tag. Geben Sie ihnen einen Zeitraum oder nehmen Sie sie aus dem verbundenen Kalender.
Die Verbindung ist abgelaufen
Ändern Sie Ihr Passwort oder ziehen Sie die Erlaubnis bei Ihrem Kalenderanbieter zurück, stoppt die Synchronisierung. Das sehen Sie beim Mitarbeiter. Verbinden Sie neu, um es zu beheben.
Ich sehe meine Stippa-Termine nicht in meinem eigenen Kalender
Das ist die andere Richtung. Prüfen Sie, ob die Möglichkeit, Termine in Ihren Kalender zu schreiben, an ist, und nicht nur die Leserichtung.
Verbinden ohne Konto
Möchten Sie Ihren Stippa-Kalender nur in einem Programm ansehen, das Sie ohnehin nutzen, ohne ein Konto zu verbinden, kann ein Kalender-Abonnementlink genügen. Der ist schreibgeschützt und blockiert daher keine Verfügbarkeit: er ist eine Ansicht, keine Synchronisierung.