Das Problem, das dies löst
Viele führen neben Stippa einen eigenen Kalender: einen Zahnarztbesuch, einen Termin mit einem Lieferanten, einen freien Nachmittag. Stippa weiß davon nichts, also bleibt diese Zeit online buchbar. Die Folge ist ein Kunde, der genau dann bucht, und ein Termin, den Sie verschieben müssen.
Mit der Kalendersynchronisierung liest Stippa den Kalender eines Mitarbeiters mit. Steht dort etwas, verschwindet diese Zeit aus den verfügbaren Zeiten im Buchungswidget.
Was geteilt wird und was nicht
Das ist das Wichtigste, was Sie vor dem Verbinden verstehen sollten:
- Stippa liest standardmäßig nur, ob ein Zeitraum belegt ist, nicht, was Sie in dieser Zeit tun. Im Stippa-Kalender steht so ein Block als Aus Kalender. Orte, Notizen und Eingeladene werden nie übernommen.
- Möchten Sie doch sehen, was dort steht, schalten Sie bei der Verbindung Termintitel übernehmen ein. Dann steht im Stippa-Kalender zum Beispiel „Zahnarzt“. Ihr ganzes Team kann den Kalender sehen. Schalten Sie es wieder aus, löscht Stippa die Titel.
- Stippa schreibt nichts in Ihren eigenen Kalender. Möchten Sie Ihre Stippa-Termine dort sehen, verwenden Sie den Kalender-Link (siehe unten).
- Die Verbindung gilt pro Mitarbeiter, nicht pro Betrieb. Jeder verbindet seinen eigenen Kalender.
So verbinden Sie einen Kalender
- Prüfen Sie zuerst, ob das Modul eingeschaltet ist. Gehen Sie zu Verwaltung > Module und sehen Sie bei Kalendersynchronisierung nach. Steht ein Plan-Label dabei, ist die Funktion in einem höheren Plan enthalten.
- Gehen Sie zu Mitarbeiter, öffnen Sie den Mitarbeiter und wählen Sie die Registerkarte Kalendersynchronisierung.
- Wählen Sie Google Kalender verbinden, melden Sie sich bei Ihrem Google-Konto an und gewähren Sie Zugriff. Verwenden Sie Apple Kalender oder Outlook, wählen Sie iCal-Feed hinzufügen und fügen Sie die iCal-URL ein, die Ihnen Ihre Kalender-App gibt.
Nach dem Verbinden holt Stippa die bestehenden Termine ab. Stippa schaut 180 Tage voraus. Was weiter in der Zukunft liegt, kommt von selbst dazu, sobald es in diesen Zeitraum fällt.
Termine, die in Ihrem Kalender als frei markiert sind, und stornierte Termine blockieren nichts.
Wie viele Kalender pro Mitarbeiter?
Die Kalendersynchronisierung ist ab Starter enthalten. Mit Starter und Groei verbinden Sie einen Kalender pro Mitarbeiter, mit Pro drei und mit Zakelijk so viele, wie Sie möchten. Mehrere Kalender sind praktisch, wenn jemand einen Arbeitskalender und einen privaten Kalender getrennt führt und beide die Verfügbarkeit blockieren sollen.
Die Anzahl, die für Sie gilt, sehen Sie über Ihren Verbindungen, zum Beispiel „1 von 3 verbunden“.
Wann wird aktualisiert?
Ein Google Kalender meldet Stippa meist innerhalb weniger Minuten, dass sich etwas geändert hat. Einen iCal-Feed ruft Stippa jede Stunde ab, dort kann eine Änderung also bis zu einer Stunde dauern. Möchten Sie bei einem iCal-Feed nicht warten, klicken Sie bei der Verbindung auf Aktualisieren.
Für eine Blockierung, bei der Sie sichergehen möchten, etwa einen freien Tag, den Sie schon kennen, verwenden Sie besser eine Ausnahme im Dienstplan. Die wirkt sofort. Siehe Ausnahmen in Ihrem Dienstplan.
Häufige Situationen
Plötzlich sind viel weniger Zeiten verfügbar
Wahrscheinlich stehen im verbundenen Kalender wiederkehrende Termine, die den ganzen Tag oder die ganze Woche füllen, zum Beispiel ein ganztägiger Eintrag „Homeoffice“. Ganztägige Termine blockieren den ganzen Tag. Legen Sie sie auf einen Zeitraum, markieren Sie sie als frei oder nehmen Sie sie aus dem verbundenen Kalender.
Die Verbindung ist abgelaufen
Ändert sich Ihr Passwort oder entziehen Sie die Berechtigung bei Ihrem Kalenderanbieter, stoppt die Synchronisierung. Bei der Verbindung steht dann Erneute Verbindung erforderlich. Wählen Sie Trennen und verbinden Sie den Kalender danach erneut mit Google Kalender verbinden.
Ich sehe meine Stippa-Termine nicht in meinem eigenen Kalender
Eine Verbindung funktioniert nur in eine Richtung: von Ihrem Kalender zu Stippa. Umgekehrt geht es über den Kalender-Link unten.
Termine in Ihrem eigenen Kalender
Auf derselben Registerkarte steht Termine in Ihrem eigenen Kalender. Abonnieren Sie diesen Kalender-Link in Apple Kalender, Google Kalender oder Outlook, stehen die Termine des Mitarbeiters dort von selbst. Dafür müssen Sie kein Konto verbinden.
Der Link funktioniert in eine Richtung: Was Sie in Ihrem eigenen Kalender hinzufügen, kommt nicht in Stippa und blockiert also keine Zeit. Ihre Kalender-App ruft Änderungen selbst ab, das kann etwas dauern. Ist der Link in falsche Hände geraten, erstellen Sie mit Neuen Link erstellen einen neuen. Der alte funktioniert danach nicht mehr.