Warum pro Mitarbeiter einrichten?
Nicht jeder in Ihrem Team arbeitet die gleichen Stunden. Geben Sie einem Mitarbeiter einen eigenen Dienstplan, sehen Kunden bei diesem Mitarbeiter nur die Zeiten, zu denen die Person wirklich da ist.
Schritt 1: Den Mitarbeiter wählen
Gehen Sie im Seitenmenü zu Verfügbarkeit, unter Kalender. Links steht eine Liste mit Unternehmen ganz oben und darunter, bei Mitarbeiter, Ihr Team. Klicken Sie auf den Mitarbeiter. Auf dem Telefon wählen Sie den Mitarbeiter in der Auswahlliste oben.
Sie können auch unter Mitarbeiter einen Mitarbeiter öffnen und auf Arbeitszeiten klicken. Sie landen dann auf der Seite Verfügbarkeit mit diesem Mitarbeiter bereits ausgewählt.
Schritt 2: Eigene Arbeitszeiten aktivieren
Ein neuer Mitarbeiter folgt dem Dienstplan des Unternehmens. Unter dem Schalter Eigene Arbeitszeiten steht dann Folgt dem Unternehmensplan. Dieser Mitarbeiter arbeitet an denselben Tagen und zu denselben Zeiten, an denen das Unternehmen geöffnet ist, mit denselben Pausen.
Aktivieren Sie Eigene Arbeitszeiten, um dem Mitarbeiter einen eigenen Dienstplan zu geben. Der Wochenplan erscheint darunter.
Schritt 3: Die Arbeitszeiten einstellen
- Legen Sie mit dem Schalter neben einem Tag fest, ob der Mitarbeiter an diesem Tag arbeitet. Ein ausgeschalteter Tag ist für diesen Mitarbeiter geschlossen, auch wenn das Unternehmen geöffnet ist.
- Ziehen Sie die Balken, um die Zeiten anzupassen, oder öffnen Sie mit dem Pfeil neben dem Tag die genauen Zeiten.
- Mit Zeitfenster hinzufügen geben Sie einem Tag mehr als einen Block, etwa einen Vormittag und einen Abend.
- Mit Pause hinzufügen tragen Sie eine feste Pause in den Dienstplan ein, etwa eine Mittagspause. Diese Zeit ist jede Woche nicht buchbar.
Klicken Sie auf Speichern. Gilt der aktuelle Dienstplan schon seit vor heute, fragt Stippa, ob die Änderung ab heute gelten soll. Wählen Sie Ab heute speichern: Frühere Daten behalten den alten Dienstplan.
Bestehende Termine bleiben bestehen. Fallen Termine außerhalb des neuen Dienstplans, erhalten Sie dazu einen Hinweis, damit Sie sie selbst verschieben können.
Einen Dienstplan im Voraus planen
Arbeitet jemand ab einem bestimmten Datum andere Stunden, etwa im Sommer, planen Sie einen neuen Dienstplan ein:
- Klicken Sie auf Neuen Dienstplan planen.
- Wählen Sie ein Startdatum in der Zukunft und geben Sie dem Dienstplan unter Name gegebenenfalls eine Bezeichnung.
- Ist er befristet, aktivieren Sie Temporärer Dienstplan und füllen Bis einschließlich aus. Nach diesem Datum gilt automatisch wieder der vorherige Dienstplan.
- Klicken Sie auf Dienstplan planen.
Der neue Dienstplan beginnt als Kopie des aktuellen. Passen Sie ihn danach an und speichern Sie.
Freie Tage und Ausnahmen
Unter dem Dienstplan steht Ausnahmen. Mit dem gewählten Mitarbeiter ziehen Sie in diesem Kalender über den Tag und die Zeiten. Im Fenster Ausnahme hinzufügen wählen Sie Nicht verfügbar für einen freien Tag oder ein paar Stunden Abwesenheit, oder Verfügbar für einen zusätzlichen Arbeitstag. Mit Bis Datum und Ganzer Tag erfassen Sie einen ganzen Urlaub auf einmal. Siehe Einmalige Schließungen und Ausnahmen hinzufügen.
Nutzen Sie die App Mitarbeiter, steht eine dort erfasste Abwesenheit auch hier, mit Verwaltet in „Mitarbeiter“. Diese ändern Sie bei der Abwesenheit selbst, nicht auf der Seite Verfügbarkeit.
Eine Ausnahme, die Sie mit Unternehmen ausgewählt hinzufügen, gilt für alle. Ist das Unternehmen an einem Tag geschlossen, ist auch kein Mitarbeiter an diesem Tag buchbar. Eine zusätzliche Öffnungszeit auf Unternehmensebene lässt Mitarbeiter nicht zusätzlich arbeiten. Soll jemand an einem zusätzlichen Tag arbeiten, fügen Sie die Ausnahme bei diesem Mitarbeiter hinzu.
Wie wirkt das mit dem Unternehmensplan zusammen?
- Eigene Arbeitszeiten aus: Der Mitarbeiter arbeitet nach dem Unternehmensplan, einschließlich der Pausen.
- Eigene Arbeitszeiten an: Nur der eigene Dienstplan zählt. Hat der Mitarbeiter an einem Tag keine eigene Pause, gilt die Pause aus dem Unternehmensplan.
- In beiden Fällen zählen die eigenen Ausnahmen des Mitarbeiters und die Ausnahmen des Unternehmens.
Ist ein Mitarbeiter nicht online sichtbar?
Kunden sehen einen Mitarbeiter nur, wenn Online buchbar aktiviert ist. Diesen Schalter finden Sie beim Mitarbeiter unter Mitarbeiter. Ist er ausgeschaltet, können Sie diesen Mitarbeiter trotzdem selbst im Dashboard einbuchen.