So funktioniert die Warteliste
Kunden, die keine passende Zeit finden, tragen sich in die Warteliste ein. Dabei geben sie an, für welchen Zeitraum und welche Tageszeit sie können. Sobald ein passender Platz frei wird, spricht Stippa die Kunden auf der Warteliste an.
Die Warteliste gehört zum Plan Groei und höher. Sie aktivieren sie mit dem Modul Warteliste unter Verwaltung > Module und richten sie unter Verwaltung > Warteliste ein.
Möchten Sie lieber selbst bestimmen, wen Sie ansprechen? Schalten Sie dann Automatische Zuweisung aus. Sie erhalten dann eine Benachrichtigung, wenn ein Platz frei wird, und wählen selbst, welcher Kunde ein Angebot bekommt.
Wann wird ein Platz angeboten?
Ein Platz wird frei, wenn ein Termin storniert oder auf einen anderen Zeitpunkt verschoben wird. Einen No-Show bietet Stippa nicht an. Bei einem frei gewordenen Platz sucht Stippa Kunden, deren Wünsche zu diesem Platz passen: die richtige Dienstleistung, gegebenenfalls der gewählte Mitarbeiter, und ein Tag und eine Uhrzeit, die der Kunde angegeben hat.
Stornieren Sie selbst und stehen passende Kunden auf der Warteliste, wählen Sie sofort, was mit dem Platz passiert: Automatisch verteilen, Selbst auswählen oder Slot schließen. Mit Slot schließen geht kein Angebot hinaus, und die Zeit ist einfach wieder online buchbar.
Plätze, die weniger als 2 Stunden vorher frei werden, werden nicht mehr angeboten. Dann bleibt zu wenig Zeit, um einen Kunden anzusprechen und auf eine Antwort zu warten.
Das Beanspruchungsfenster
Ein angesprochener Kunde erhält einen Link, um den Platz zu beanspruchen. Dieser Link ist begrenzt gültig: Das nennen wir das Beanspruchungsfenster. Je weiter der Platz in der Zukunft liegt, desto mehr Zeit hat der Kunde zum Reagieren:
- Innerhalb von 4 Stunden: 20 Minuten
- Innerhalb von 24 Stunden: 1 Stunde
- Innerhalb von 2 Tagen: 4 Stunden
- Innerhalb einer Woche: 8 Stunden
- Weiter entfernt: höchstens 12 Stunden
Das Beanspruchungsfenster endet immer spätestens 2 Stunden vor dem Termin, auch wenn es eigentlich länger wäre.
Solange das Beanspruchungsfenster läuft, hält Stippa den Platz fest. Online kann ihn niemand sonst buchen, damit der Kunde, der das Angebot erhalten hat, nicht vor verschlossener Tür steht.
Einzeln oder alle gleichzeitig
Je nachdem, wie bald der Platz stattfindet, spricht Stippa die Warteliste auf zwei Arten an:
- Einzeln (Platz mehr als 4 Stunden entfernt): Nur der nächste Kunde auf der Warteliste wird angesprochen. Reagiert er nicht innerhalb des Beanspruchungsfensters, geht das Angebot automatisch an den nächsten Kunden in der Reihe.
- Alle gleichzeitig (Platz weniger als 4 Stunden entfernt): Alle passenden Kunden werden gleichzeitig angesprochen. Wer zuerst beansprucht, bekommt den Platz. So werden Last-Minute-Plätze so schnell wie möglich gefüllt.
Automatisch buchen
Ist Automatische Buchung zulassen aktiviert, können Kunden bei der Anmeldung wählen, dass sie automatisch eingeplant werden. Dann ist kein Beanspruchungslink nötig: Sobald ein passender Platz frei wird, wird der Termin direkt angelegt, und der Kunde erhält eine Bestätigung. Schalten Sie es aus, bestätigen auch diese Kunden den Platz selbst über den Link. Automatisches Buchen ist nicht verfügbar für Dienstleistungen, die im Voraus bezahlt werden müssen.
Was, wenn niemand den Platz beansprucht?
Läuft das Beanspruchungsfenster ab, ohne dass jemand beansprucht, und ist niemand mehr an der Reihe, ist der Platz wieder normal online buchbar. Möchten Sie darüber informiert werden, aktivieren Sie Bei unbesetztem Platz benachrichtigen.
Läuft der Suchzeitraum eines Kunden ab, ohne dass ein Platz frei geworden ist, kann der Kunde darüber automatisch eine Nachricht erhalten. Das regeln Sie mit Abschlussnachricht.
Weitere Einstellungen
Unter Verwaltung > Warteliste stellen Sie außerdem ein:
- Direkte Anmeldung über Buchungs-Widget: Kunden sehen einen Anmeldelink für die Warteliste, wenn keine freien Zeiten mehr verfügbar sind.
- Anmeldung bei verfügbaren Terminen sperren: ob Kunden sich auch anmelden können, wenn noch Platz frei ist. Sie wählen Immer erlauben, Nur bei konkretem Terminwunsch sperren oder Immer sperren.
- Telefonnummer erforderlich: Kunden müssen bei der Anmeldung eine Telefonnummer angeben.