Hoe de wachtlijst werkt
Klanten die geen geschikt tijdslot vinden, kunnen zich aanmelden voor de wachtlijst. Ze geven daarbij aan voor welke periode en welk moment van de dag ze beschikbaar zijn. Zodra er een passende plek vrijkomt, bijvoorbeeld doordat een andere klant annuleert, benadert Stippa automatisch de klanten op de wachtlijst.
Wil je liever zelf bepalen wie je benadert? Zet dan Automatisch toewijzen uit via Instellingen > Wachtlijst. Je krijgt dan een melding als er een plek vrijkomt en kiest zelf welke klant je een aanbod stuurt.
Wanneer wordt er een plek aangeboden?
Een plek komt vrij wanneer een afspraak wordt geannuleerd of als no-show wordt gemarkeerd. Op dat moment zoekt Stippa naar klanten op de wachtlijst van wie de voorkeuren bij die plek passen: de juiste dienst, eventueel de gekozen medewerker, en een dag en tijdstip dat de klant heeft opgegeven.
Plekken die minder dan 2 uur van tevoren vrijkomen, worden niet meer aangeboden. Er is dan te weinig tijd om een klant te benaderen en op een reactie te wachten.
Het claimvenster
Een klant die benaderd wordt, krijgt een link om de plek te claimen. Die link is beperkt geldig: dat noemen we het claimvenster. Hoe verder de plek in de toekomst ligt, hoe meer tijd de klant krijgt om te reageren:
- Binnen 4 uur: 20 minuten
- Binnen 24 uur: 1 uur
- Binnen 2 dagen: 4 uur
- Binnen een week: 8 uur
- Verder weg: maximaal 12 uur
Het claimvenster stopt altijd uiterlijk 2 uur voor de afspraak, ook als het venster eigenlijk langer zou zijn.
Eén voor één of allemaal tegelijk
Afhankelijk van hoe snel de plek plaatsvindt, benadert Stippa de wachtlijst op twee manieren:
- Eén voor één (plek meer dan 4 uur weg): alleen de eerstvolgende klant op de wachtlijst wordt benaderd. Reageert die niet binnen het claimvenster, dan gaat het aanbod automatisch naar de volgende klant in de rij.
- Allemaal tegelijk (plek minder dan 4 uur weg): alle passende klanten worden gelijktijdig benaderd. Wie als eerste claimt, krijgt de plek. Zo worden last-minute plekken zo snel mogelijk gevuld.
Automatisch boeken
Klanten kunnen bij het aanmelden aangeven dat ze automatisch geboekt willen worden. Dan is er geen claimlink nodig: zodra er een passende plek vrijkomt, wordt de afspraak direct gemaakt en krijgt de klant een bevestiging. Automatisch boeken is niet beschikbaar voor diensten waarvoor vooraf betaald moet worden.
Wat als niemand de plek claimt?
Reageert niemand binnen het claimvenster, dan blijft de plek gewoon beschikbaar in de boekingswidget. De wachtlijst houdt een vrijgekomen plek niet vast: zolang niemand de plek geclaimd of geboekt heeft, kan ook een nieuwe klant die plek gewoon boeken. Een klant op de wachtlijst krijgt dus een voorsprong via de melding, maar geen exclusief recht op de plek.
Loopt de zoekperiode van een klant af zonder dat er een plek is vrijgekomen, dan kun je instellen dat de klant daarover automatisch een bericht krijgt. Dit regel je met Afsluitbericht via Instellingen > Wachtlijst.