So funktioniert die Warteliste
Kunden, die keine passende Uhrzeit finden, können sich auf die Warteliste setzen. Dabei geben sie an, in welchem Zeitraum und zu welcher Tageszeit sie können. Sobald ein passender Termin frei wird, weil zum Beispiel jemand anders storniert, spricht Stippa die Kunden auf der Warteliste automatisch an.
Möchten Sie lieber selbst entscheiden, wen Sie ansprechen? Dann schalten Sie Automatische Zuweisung unter Einstellungen > Warteliste aus. Sie bekommen dann eine Benachrichtigung, wenn etwas frei wird, und wählen selbst, wem Sie den Termin anbieten.
Wann wird ein Termin angeboten?
Ein Termin wird frei, wenn eine Buchung storniert oder als No-Show markiert wird. In diesem Moment sucht Stippa nach Kunden auf der Warteliste, deren Wünsche dazu passen: die richtige Dienstleistung, der gewählte Mitarbeiter falls angegeben, und ein Tag und eine Uhrzeit, die der Kunde genannt hat.
Termine, die weniger als 2 Stunden vorher frei werden, werden nicht mehr angeboten. Dann bleibt zu wenig Zeit, jemanden anzusprechen und auf eine Antwort zu warten.
Das Zeitfenster zum Beanspruchen
Ein angesprochener Kunde bekommt einen Link, um den Termin zu beanspruchen. Dieser Link gilt nur eine Weile, wir nennen das das Zeitfenster. Je weiter der Termin in der Zukunft liegt, desto mehr Zeit bekommt der Kunde zum Antworten:
- Innerhalb von 4 Stunden: 20 Minuten
- Innerhalb von 24 Stunden: 1 Stunde
- Innerhalb von 2 Tagen: 4 Stunden
- Innerhalb einer Woche: 8 Stunden
- Weiter weg: höchstens 12 Stunden
Das Zeitfenster endet immer spätestens 2 Stunden vor dem Termin, auch wenn es eigentlich länger laufen würde.
Einer nach dem anderen oder alle gleichzeitig
Wie bald der Termin ist, entscheidet, wie Stippa die Liste abarbeitet:
- Einer nach dem anderen (Termin mehr als 4 Stunden entfernt): nur der nächste Kunde auf der Warteliste wird angesprochen. Antwortet er nicht innerhalb des Zeitfensters, geht das Angebot automatisch an den nächsten in der Reihe.
- Alle gleichzeitig (Termin weniger als 4 Stunden entfernt): alle passenden Kunden werden zur selben Zeit angesprochen. Wer zuerst beansprucht, bekommt den Termin. So wird ein kurzfristiger Termin so schnell wie möglich gefüllt.
Automatisch buchen
Kunden können beim Eintragen angeben, dass sie automatisch gebucht werden möchten. Dann braucht es keinen Link: sobald ein passender Termin frei wird, wird die Buchung angelegt und der Kunde bekommt eine Bestätigung. Automatisch buchen gibt es nicht für Dienstleistungen, die vorab bezahlt werden müssen.
Was, wenn niemand den Termin beansprucht?
Antwortet niemand innerhalb des Zeitfensters, bleibt der Termin einfach im Buchungswidget frei. Die Warteliste hält einen frei gewordenen Termin nicht zurück: solange ihn niemand beansprucht oder gebucht hat, kann ihn auch ein neuer Kunde ganz normal buchen. Ein Kunde auf der Warteliste bekommt also über die Benachrichtigung einen Vorsprung, kein Vorrecht auf den Termin.
Läuft der Suchzeitraum eines Kunden ab, ohne dass etwas frei geworden ist, können Sie ihn darüber automatisch benachrichtigen lassen. Das regeln Sie mit der Abschlussnachricht unter Einstellungen > Warteliste.