Що таке термін зберігання?
Термін зберігання визначає, як довго Stippa зберігає персональні дані клієнта після його останнього запису. Відлік починається заново після кожного запису і діє окремо для кожного клієнта. Коли термін минає, клієнта анонімізують: ім’я, пошту, номер телефону та нотатки стирають. Записи й платежі залишаються видимими, але без персональних даних.
Де це налаштувати?
Перейдіть до Адміністрування > Зберігання даних. Цей пункт є в бічній панелі в групі Клієнти та дані.
Якщо сторінки не видно, модуль Зберігання даних вимкнено або він не входить у вашу підписку. Він доступний у плані Groei і вище. Увімкнути його можна в Адміністрування > Модулі.
Доступні варіанти
У полі Термін зберігання можна вибрати фіксований період:
- Короткостроковий / одноразовий: 12 місяців
- Перукар та фахівець з краси: 24 місяці
- Коуч та тренер: 36 місяців
- Фізіотерапевт та медичний: 240 місяців
Або виберіть Власний і вкажіть кількість місяців самостійно, від 6 до 240.
Під варіантами є Попередній перегляд. Він показує, скільки клієнтів за цього налаштування буде анонімізовано одразу, протягом 7 днів і протягом 30 днів. Перегляньте його, перш ніж щось змінювати.
Яке налаштування рекомендоване для перукарів?
GDPR не встановлює фіксованого терміну зберігання для компаній сфери послуг. Термін 24 місяці є поширеним вибором для перукарів і подібних фахівців. Якщо сумніваєтеся, що діє у вашій професії, уточніть у своїй галузевій асоціації.
Нагадування клієнтам
Якщо увімкнути Надсилати нагадування, клієнти отримують лист за 30 і за 7 днів до анонімізації своїх даних. З цього листа клієнт може повідомити, що хоче зберегти свої дані. Тоді термін зсувається, а на картці клієнта видно, до якої дати. Це доступно в плані Pro і вище.
Налаштування для окремого клієнта
На картці клієнта є блок Зберігання даних:
- Зберігати дані постійно: цього клієнта ніколи не анонімізують автоматично.
- Анонімізувати зараз: одразу стирає персональні дані цього клієнта, наприклад на його прохання. Скасувати це не можна.
Журнал анонімізації
У плані Pro і вище внизу сторінки є Журнал анонімізації. Кнопка Переглянути журнал показує, яких клієнтів анонімізовано, коли і чи сталося це автоматично, вручну або за запитом за GDPR.
Увага: скорочення терміну
Якщо скоротити термін зберігання, дані можуть бути стерті раніше, ніж очікують клієнти. Тому Stippa спершу просить підтвердження. Клієнтів, які вже виходять за межі нового терміну, анонімізують наступної ночі.