Czym jest okres przechowywania?
Okres przechowywania określa, jak długo Stippa trzyma dane osobowe klienta po jego ostatniej wizycie. Licznik zaczyna się od nowa po każdej wizycie i liczy się osobno dla każdego klienta. Gdy okres minie, klient zostaje zanonimizowany: imię i nazwisko, e-mail, numer telefonu i notatki zostają usunięte. Wizyty i płatności nadal są widoczne, ale bez danych osobowych.
Gdzie to ustawię?
Przejdź do Administracja > Przechowywanie danych. Znajdziesz to na pasku bocznym w sekcji Klienci i dane.
Jeśli nie widzisz tej strony, moduł Retencja danych jest wyłączony albo nie ma go w Twojej subskrypcji. Jest w planie Groei i wyższych. Włączysz go w Administracja > Moduły.
Dostępne opcje
W polu Okres przechowywania wybierasz stały okres:
- Krótkoterminowy / jednorazowy: 12 miesięcy
- Fryzjer i specjalista urody: 24 miesiące
- Coach i trener: 36 miesięcy
- Fizjoterapeuta i medyczny: 240 miesięcy
Możesz też wybrać Niestandardowy i wpisać własną liczbę miesięcy, od 6 do 240.
Pod opcjami jest Podgląd. Pokazuje, ilu klientów przy tym ustawieniu zostanie zanonimizowanych od razu, w ciągu 7 dni i w ciągu 30 dni. Zajrzyj tam, zanim coś zmienisz.
Jakie ustawienie zalecamy fryzjerom?
RODO nie narzuca firmom usługowym stałego okresu przechowywania. 24 miesiące to typowy wybór fryzjerów i podobnych usług. Jeśli nie masz pewności, co obowiązuje w Twojej branży, zapytaj w swoim stowarzyszeniu branżowym.
Wysyłanie przypomnień klientom
Gdy włączysz Wysyłaj przypomnienia, klienci dostaną e-mail 30 dni i 7 dni przed anonimizacją swoich danych. Z tego e-maila klient może dać znać, że chce zachować swoje dane. Okres się wtedy przesuwa, a na karcie klienta widać, do kiedy. Ta opcja jest w planie Pro i wyższych.
Ustawienia dla jednego klienta
Na karcie klienta jest blok Przechowywanie danych:
- Przechowuj dane na stałe: ten klient nigdy nie zostanie zanonimizowany automatycznie.
- Zanonimizuj teraz: od razu usuwa dane osobowe tego klienta, na przykład gdy sam o to poprosi. Tego nie da się cofnąć.
Dziennik anonimizacji
W planie Pro i wyższych na dole strony jest Dziennik anonimizacji. Przyciskiem Zobacz dziennik sprawdzisz, którzy klienci zostali zanonimizowani, kiedy i czy stało się to automatycznie, ręcznie czy na wniosek RODO.
Uwaga: skracanie okresu
Gdy skrócisz okres przechowywania, dane znikną wcześniej, niż klienci mogą się spodziewać. Dlatego Stippa najpierw prosi o potwierdzenie. Klienci, którzy wypadają już poza nowy okres, zostaną zanonimizowani najbliższej nocy.