¿Qué es el plazo de conservación?
El plazo de conservación decide cuánto tiempo guarda Stippa los datos personales de un cliente después de su última cita. El contador vuelve a empezar después de cada cita y va por cliente. Cuando el plazo vence, el cliente se anonimiza: se borran el nombre, el correo electrónico, el teléfono y las notas. Las citas y los pagos siguen visibles, pero sin datos personales.
¿Dónde lo configuro?
Ve a Administración > Retención de datos. Lo encuentras en la barra lateral, en Clientes y datos.
Si no ves la página, el módulo Retención de datos está desactivado o no está incluido en tu suscripción. Está incluido desde Groei. Lo activas en Administración > Módulos.
Opciones disponibles
En Periodo de retención eliges un periodo fijo:
- Corto plazo / único: 12 meses
- Peluquería y estética: 24 meses
- Coach y entrenador: 36 meses
- Fisioterapia y médico: 240 meses
O elige Personalizado y escribe tú el número de meses, de 6 a 240.
Debajo de las opciones está la Vista previa. Muestra cuántos clientes se anonimizarían con este ajuste al momento, en 7 días y en 30 días. Échale un vistazo antes de cambiar nada.
¿Cuál es el ajuste recomendado para peluquerías?
El RGPD no fija un plazo de conservación concreto para los negocios de servicios. Un plazo de 24 meses es una elección habitual para peluquerías y negocios de servicios parecidos. Si dudas de lo que vale para tu sector, pregunta a tu asociación profesional.
Enviar un recordatorio a los clientes
Si activas Enviar recordatorios, los clientes reciben un correo 30 días y 7 días antes de que se anonimicen sus datos. Desde ese correo, el cliente puede avisar de que quiere conservar sus datos. El plazo se amplía entonces, y en la ficha del cliente ves hasta cuándo. Está incluido desde Pro.
Gestionarlo por cliente
En la ficha del cliente está el bloque Retención de datos:
- Conservar datos de forma permanente: este cliente nunca se anonimiza automáticamente.
- Anonimizar ahora: borra al momento los datos personales de este cliente, por ejemplo si él mismo lo pide. No se puede deshacer.
Registro de anonimización
Desde Pro, al final de la página está el Registro de anonimización. Con Ver registro ves qué clientes se han anonimizado, cuándo, y si fue de forma automática, manual o por una solicitud del RGPD.
Atención: reducir el plazo
Si reduces el plazo de conservación, los datos se borran antes de lo que quizá esperan los clientes. Por eso Stippa te pide primero una confirmación. Los clientes que ya quedan fuera del nuevo plazo se anonimizan la noche siguiente.