Was ist die Aufbewahrungsfrist?
Die Aufbewahrungsfrist legt fest, wie lange Stippa persönliche Kundendaten nach dem letzten Termin eines Kunden speichert. Die Frist beginnt nach jedem Termin neu und gilt pro Kunde. Ist die Frist abgelaufen, wird der Kunde anonymisiert: Name, E-Mail, Telefonnummer und Notizen werden gelöscht. Termine und Zahlungen bleiben sichtbar, aber ohne personenbezogene Daten.
Wo stelle ich das ein?
Gehen Sie zu Verwaltung > Datenspeicherung. Sie finden sie in der Seitenleiste unter Kunden & Daten.
Sehen Sie die Seite nicht, ist das Modul Datenspeicherung ausgeschaltet oder nicht in Ihrem Abonnement enthalten. Es ist ab Groei enthalten. Einschalten können Sie es unter Verwaltung > Module.
Verfügbare Optionen
Unter Aufbewahrungsfrist wählen Sie einen festen Zeitraum:
- Kurzfristig / einmalig: 12 Monate
- Friseur und Kosmetik: 24 Monate
- Coach und Trainer: 36 Monate
- Physiotherapeut und Medizin: 240 Monate
Oder wählen Sie Benutzerdefiniert und tragen Sie selbst eine Anzahl Monate ein, von 6 bis 240.
Unter den Optionen steht die Vorschau. Sie zeigt, wie viele Kunden mit dieser Einstellung sofort, innerhalb von 7 Tagen und innerhalb von 30 Tagen anonymisiert werden. Sehen Sie sich das an, bevor Sie etwas ändern.
Was ist die empfohlene Einstellung für Friseure?
Die DSGVO schreibt für Dienstleistungsbetriebe keine feste Aufbewahrungsfrist vor. Eine Frist von 24 Monaten ist eine übliche Wahl für Friseure und vergleichbare Dienstleister. Sind Sie unsicher, was für Ihre Branche gilt, fragen Sie bei Ihrem Branchenverband nach.
Kunden eine Erinnerung senden
Schalten Sie Erinnerungen senden ein, erhalten Kunden 30 Tage und 7 Tage vor der Anonymisierung ihrer Daten eine E-Mail. Über diese E-Mail kann ein Kunde mitteilen, dass er seine Daten behalten möchte. Die Frist verschiebt sich dann, und auf der Kundenkarte sehen Sie, bis wann. Das ist ab Pro enthalten.
Pro Kunde regeln
Auf der Kundenkarte steht der Block Datenspeicherung:
- Daten dauerhaft speichern: Dieser Kunde wird nie automatisch anonymisiert.
- Jetzt anonymisieren: löscht die personenbezogenen Daten dieses Kunden sofort, etwa wenn er selbst darum bittet. Rückgängig machen geht nicht.
Anonymisierungsprotokoll
Ab Pro steht unten auf der Seite das Anonymisierungsprotokoll. Mit Log ansehen sehen Sie, welche Kunden anonymisiert wurden, wann und ob das automatisch, manuell oder auf eine DSGVO-Anfrage hin geschah.
Achtung: Frist verkürzen
Verkürzen Sie die Aufbewahrungsfrist, werden Daten früher gelöscht, als Kunden vielleicht erwarten. Stippa bittet deshalb zuerst um Bestätigung. Kunden, die schon außerhalb der neuen Frist liegen, werden in der nächsten Nacht anonymisiert.